Werkkostenregeling (WKR)

Concepts

Wat is de werkkostenregeling?

Vroeger had je als werkgever allerlei aparte vrijstellingen voor specifieke vergoedingen: een fietsregeling hier, een kerstpakketregeling daar. Al die regels samen maakten het ingewikkeld.

De **Werkkostenregeling (WKR)** heeft dat versimpeld. De gedachte is simpel:

De WKR in één zin:
"Als werkgever mag je een bepaald percentage van je totale loonsom gebruiken
voor vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers, zonder dat zij er belasting over betalen."

Dat percentage is de **vrije ruimte**. Blijf je onder de vrije ruimte? Dan geen belasting. Ga je er overheen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

De vrije ruimte: hoeveel mag je?

De vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van het jaar. Er geldt een **tweeschijvensysteem** (2026):

Eerste schijf | Tot €400.000 loonsom
1,92% van de fiscale loonsom
Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven relevant
Voorbeeld: loonsom €268.800 → vrije ruimte = €268.800 × 1,92% = €5.161
---
Tweede schijf | Boven €400.000 loonsom
1,18% over het deel boven de €400.000
Lager percentage voor grotere loonsommen
Grote bedrijven: veel absolute ruimte maar lager percentage

> EXAMTIP: Vrije ruimte 2026 = 1,92% tot €400.000 loonsom, daarna 1,18%. Onthoud de percentages! Ze worden elk jaar aangepast bij de wet, maar voor het examen gebruik je de geldende tarieven.

Loonsom VGS: 8 × €2.800 × 12 = €268.800
Vrije ruimte: €268.800 × 1,92% = €5.161,60

**Voorbeeld berekening vrije ruimte VGS:**

Aanwijzen als eindheffingsloon

Om van de vrije ruimte gebruik te maken, moet de werkgever de vergoeding of verstrekking **aanwijzen als eindheffingsloon**. Dat klinkt ingewikkeld, maar in de praktijk betekent het: je noteert in je administratie dat je deze kosten wilt toewijzen aan de WKR-vrije ruimte.

Aanwijzingsmoment:
- De werkgever wijst aan in zijn administratie
- Dit moet vóór of op het moment van betaling/verstrekking
- Je kunt dit niet achteraf doen als het al als normaal loon is verwerkt
- Eén keer aanwijzen is voldoende voor terugkerende kosten

Als je iets NIET aanwijst, is het gewoon belast loon van de werknemer.

Gevolgen van overschrijding

Gebruik je meer dan de vrije ruimte? Dan betaal je **eindheffing**:

Eindheffing bij overschrijding:
- Tarief: 80% over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt
- Voorbeeld: vrije ruimte €5.000, aangewezen €6.500 → overschrijding €1.500
- Eindheffing: €1.500 × 80% = €1.200
- Betalen via de aangifte loonheffingen van het laatste tijdvak van het jaar

> EXAMTIP: Eindheffing WKR = 80% over de overschrijding. Dit is een vast tarief, ongeacht de hoogte van het inkomen van de medewerker.

Bovenmatige vergoeding

Soms geef je een vergoeding die deels belast en deels onbelast is. Denk aan reiskosten waarbij je meer vergoedt dan €0,23/km. Het **bovenmatige deel** (meer dan de wettelijke norm) kan in de vrije ruimte worden gestopt. Het deel tot de norm is een gerichte vrijstelling (zie volgende hoofdstuk) en gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Voorbeeld bovenmatige reiskosten:
- Werknemer rijdt 100 km/dag × 20 werkdagen = 2.000 km/maand
- Vergoeding: €0,30/km → €600/maand
- Onbelast (gerichte vrijstelling): €0,23 × 2.000 = €460
- Bovenmatig: €600 - €460 = €140 → kan in vrije ruimte

Verplicht loon: auto van de zaak

Niet alles kan worden aangewezen als eindheffingsloon. De bijtelling voor privégebruik van een **auto van de zaak** is **altijd belast loon van de werknemer**. Dit kun je niet in de vrije ruimte onderbrengen.

> EXAMTIP: De bijtelling voor de auto van de zaak kan NIET worden aangewezen als eindheffingsloon. Het is altijd belast loon voor de werknemer. Dit is een veelgestelde valkuil!

Gebruikelijkheidstoets

Je mag niet zomaar alles aanwijzen als eindheffingsloon. Er is een **gebruikelijkheidstoets**: de aanwijzing mag niet meer dan 30% afwijken van wat normaal in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.

Vergoedingen van €2.400 of minder per persoon per jaar
worden altijd als gebruikelijk beschouwd.
Daarboven moet je aantonen dat het gebruikelijk is.

Vereenvoudigde regel:

Berekening vrije ruimte: aan het einde van het jaar

Je berekent de vrije ruimte aan het einde van het jaar, als je de definitieve loonsom weet. Tussentijds kun je schatingen maken.

Tijdlijn WKR:
- Gedurende het jaar: vergoedingen aanwijzen in administratie
- Einde jaar: definitieve loonsom bepalen → vrije ruimte berekenen
- Vergelijken: aangewezen eindheffingsloon vs. vrije ruimte
- Bij overschrijding: eindheffing 80% betalen via laatste aangifte van het jaar

---

Missie

STORY: Karin wil aan het einde van het jaar berekenen hoeveel vrije ruimte VGS heeft gebruikt en of er een overschrijding is. Ze heeft een lijst van alle aangewezen vergoedingen dit jaar bijgehouden.

Stap 1 — Bereken de vrije ruimte

Open Excel, tabblad **WKR-berekening**.

A1: WKR-berekening Van Ginkel Solutions BV — jaar [jaar]

A3: Totale fiscale loonsom
B3: =8*2800*12  → €268.800

A4: Vrije ruimte (1,92% tot €400.000)
B4: =MIN(B3,400000)*0,0192  → €5.161,60

Stap 2 — Overzicht aangewezen vergoedingen

A7:  Omschrijving                          | B7: Bedrag
A8:  Kerstpakket (8 medewerkers × €75)    | B8: 600
A9:  Bedrijfsuitje kerst                   | B9: 1200
A10: Kleine geschenken (verjaardag etc.)   | B10: 400
A11: Fiets voor Samira (cafetariaregeling) | B11: 850
A12: Etentje teamlunch (buiten deur)       | B12: 480
A13: Opleiding boven functienoodzaak       | B13: 900
A14: Totaal aangewezen eindheffingsloon    | B14: =SOM(B8:B13)

Stap 3 — Bereken de overschrijding en eindheffing

A16: Vrije ruimte                          | B16: =B4
A17: Totaal aangewezen                     | B17: =B14
A18: Overschrijding (0 als geen)           | B18: =MAX(0,B17-B16)
A19: Eindheffing WKR (80% over overschrijding) | B19: =B18*0,80

Stap 4 — Analyseer het resultaat

Voeg een kleurcodering toe:

• Als B18 = 0: cel B18 groen kleuren (geen overschrijding)
• Als B18 > 0: cel B18 rood kleuren (overschrijding → eindheffing verschuldigd)

Groene kleur als: B18=0
Rode kleur als: B18>0

Voeg een formule toe voor de kleurcodering via voorwaardelijke opmaak:

Stap 5 — Voeg een advies toe

Karin schrijft een advies voor Alex van Ginkel in cel A22:

Advies WKR [jaar]:

Als er een overschrijding is:
"De vrije ruimte is dit jaar met €[B18] overschreden.
De eindheffing van €[B19] dient te worden meegeneromen in de aangifte
loonheffingen over het laatste tijdvak van het jaar.
Overweeg volgend jaar de kerstpakketten iets te beperken
of de opleiding van Riya aan te merken als gerichte vrijstelling
(studie voor de functie)."

Als er geen overschrijding is:
"De vrije ruimte is dit jaar niet overschreden. Geen extra eindheffing verschuldigd.
Resterende ruimte: €[B16-B17] — kan eventueel nog worden gebruikt."

Sla op als **VGS-WKR-berekening.xlsx**.