Formulieren en aangifte

Concepts

Overzicht van de formulieren

In de salarisadministratie kom je veel formulieren tegen. Karin werkt dagelijks met een aantal ervan. Het is belangrijk te weten welk formulier welk doel heeft, wie het invult en wanneer het nodig is.

Er zijn grofweg drie soorten formulieren:

1. **Werkgeverformulieren**: werkgever vult in, dient in bij Belastingdienst
2. **Werknemerformulieren**: werknemer vult in, geeft aan werkgever
3. **Periodieke formulieren**: regelmatig terugkerende aangifte of opgave

1. Melding loonheffingen aanmelding werkgever

**Wanneer:** Als een werkgever voor het eerste personeel in dienst neemt. **Wie dient in:** Werkgever, bij de Belastingdienst. **Doel:** Aanmelden als inhoudingsplichtige, loonheffingennummer ontvangen.

Zonder dit formulier:
- Geen loonheffingennummer
- Geen aangifte loonheffingen mogelijk
- Niet bekend bij de Belastingdienst als werkgever

2. Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen

**Wanneer:** Als een werkgever zijn aangiftefrequentie wil wijzigen (bijv. van maand naar kwartaal of andersom). **Wie dient in:** Werkgever, bij de Belastingdienst. **Doel:** Officieel aanvragen van een ander tijdvak.

> EXAMTIP: Je kunt niet zomaar besluiten een ander tijdvak te gebruiken. Dit moet je formeel aanvragen via dit formulier.

3. Opgaaf gegevens voor de loonheffingen

**Wanneer:** Bij indiensttreding en bij elke wijziging in de persoonlijke situatie die relevant is voor de loonheffingen. **Wie vult in:** De werknemer (en ondertekent). **Doel:** Werkgever weet of de loonheffingskorting van toepassing is, of er bijzondere regelingen gelden.

Inhoud van dit formulier (werknemer vult in):
- Naam, adres, BSN
- Wil ik loonheffingskorting? Ja / Nee
- Toepassing studenten-/scholierenregeling?
- Andere bijzonderheden

4. Opgaaf studenten- en scholierenregeling

**Wanneer:** Als een student of scholier gebruik wil maken van de speciale regeling waardoor minder loonheffing wordt ingehouden. **Wie vult in:** De student of scholier. **Doel:** Werkgever kan een lager bedrag inhouden omdat de student verwacht het jaar weinig te verdienen.

Voorwaarde: de student/scholier moet kunnen aantonen dat hij voldoet aan de eisen.
De regeling geldt per kwartaal; het formulier wordt 4× per jaar ingevuld.

5. Loonaangiftebericht (aangifte loonheffingen)

**Wanneer:** Elk aangiftetijdvak (maandelijks, 4-wekelijks of per kwartaal). **Wie dient in:** Werkgever (inhoudingsplichtige). **Doel:** Aangifte van de verschuldigde loonheffingen over het tijdvak.

Collectieve gegevens | Over het bedrijf
Totale loonsom
Totale in te houden loonheffing
Totale premies WNV
Bijzonderheden (eindheffingen, afdrachtverminderingen, LKV)
---
Werknemersgegevens | Per werknemer
Per werknemer: BSN, loon, loonheffing, premies
Gaat naar polisadministratie UWV
Basis voor uitkeringsrechten

> EXAMTIP: De loonaangifte bevat TWEE delen: collectieve gegevens (totalen bedrijf) en werknemersgegevens (per persoon). Werknemersgegevens gaan naar de polisadministratie UWV.

6. Loonstaat

**Wanneer:** Doorlopend bijhouden, per werknemer, per jaar. **Wie vult in:** Werkgever/salarisadministrateur. **Doel:** Intern registratiedocument. Basis voor de loonstrook en de aangifte.

De loonstaat heeft kolommen 1 tot en met 19:
- Kolom 1-4: looncomponenten
- Kolom 5-9: aftrekken en bijtellingen
- Kolom 10-14: grondslagen
- Kolom 15-19: inhoudingen en netto-uitbetaling

De loonstaat is GEEN formulier dat je instuurt naar de Belastingdienst.
Het is een intern document, bewaard in de administratie.
Bewaarplicht: 7 jaar.

7. Jaaropgaaf werknemer

**Wanneer:** Na afloop van het kalenderjaar (vóór 1 februari van het volgende jaar). **Wie verstrekt:** Werkgever aan de werknemer. **Doel:** Werknemer gebruikt dit voor zijn aangifte inkomstenbelasting.

Verplichte verstrekking:
- Elk jaar opnieuw
- Ook als de werknemer in de loop van het jaar uit dienst is gegaan
- Elektronisch verstrekken is toegestaan (met instemming werknemer)

8. Loonstrook

**Wanneer:** Bij elke loonbetaling. **Wie verstrekt:** Werkgever aan de werknemer. **Doel:** Informatie over de betalingsperiode, het loon en de inhoudingen.

Verplichte onderdelen loonstrook:
- Naam werkgever en werknemer
- Periode
- Alle looncomponenten (bruto, toeslagen, bijtelling)
- Inhoudingen (loonheffing, pensioenpremie)
- Netto uitbetaling
- Cumulatieve bedragen (jaar-tot-datum)

9. Aanvraag/wijziging verklaring geen privégebruik auto

**Wanneer:** Als een werknemer een auto van de zaak heeft maar geen privégebruik wil aangeven. **Wie dient in:** Werknemer, bij de Belastingdienst. **Doel:** Voorkomen van bijtelling als de werknemer minder dan 500 km privé rijdt.

Praktisch:
- Werknemer vraagt de verklaring aan bij de Belastingdienst
- Belastingdienst stuurt de werkgever een bericht
- Werkgever hoeft dan geen bijtelling toe te passen
- Als de werknemer tóch meer dan 500 km privé rijdt: de verklaring intrekken!

10. Aanvraag loondispensatie

**Wanneer:** Als een werknemer door een arbeidsbeperking minder productief is dan gemiddeld. **Wie dient in:** Werkgever, bij UWV. **Doel:** Werkgever mag dan een lager loon betalen dan het minimumloon, aangevuld door UWV.

11. Aanvraag vergoeding voorzieningen werkgever

**Wanneer:** Als de werkgever specifieke voorzieningen wil vergoeden die zijn goedgekeurd door de Belastingdienst. **Doel:** Zekerheid van tevoren dat de vergoeding onbelast is.

12. Herstelmelding

**Wanneer:** Als de werkgever een ziekmelding bij UWV wil corrigeren. **Wie dient in:** Werkgever. **Doel:** Fout in een eerder ingediende ziekmelding herstellen.

---

Missie

STORY: Karin wil een handig formulieren-overzicht maken voor Van Ginkel Solutions BV. Als er een nieuwe situatie ontstaat — nieuw personeel, auto van de zaak, studenten, wijzigingen — wil ze direct kunnen zien welk formulier ze nodig heeft en wat de deadline is.

Stap 1 — Maak de formulieren-tracker

Open Excel, tabblad **Formulieren-tracker**.

Maak de volgende kolommen:

A1: Situatie / aanleiding
B1: Formulier
C1: Wie vult in / dient in
D1: Waar indienen
E1: Termijn / deadline
F1: Bewaarplicht
G1: Relevant voor VGS? (J/N)

Stap 2 — Vul alle formulieren in

Rij 2:  Nieuw bedrijf, eerste werknemer           | Melding loonheffingen aanmelding werkgever | Werkgever | Belastingdienst | Voor eerste loonbetaling | 7 jaar | J (eenmalig gedaan)
Rij 3:  Wisselen aangiftefrequentie               | Wijziging aangiftetijdvak                  | Werkgever | Belastingdienst | Tijdig voor nieuw tijdvak | 7 jaar | Indien gewenst
Rij 4:  Nieuwe medewerker in dienst               | Opgaaf gegevens voor de loonheffingen      | Werknemer | Werkgever       | Op eerste werkdag        | 7 jaar | J (elke nieuwe mwrk)
Rij 5:  Student/scholier wil regeling             | Opgaaf studenten-/scholierenregeling        | Werknemer | Werkgever       | Per kwartaal             | 7 jaar | J (Julia)
Rij 6:  Maandelijkse loonbetaling                 | Loonaangiftebericht (aangifte loonheff.)   | Werkgever | Belastingdienst | Binnen 1 mnd na tijdvak  | 7 jaar | J (maandelijks)
Rij 7:  Interne loonadministratie                 | Loonstaat (intern document)                | Werkgever | Eigen admin.    | Doorlopend bijhouden      | 7 jaar | J (per werknemer)
Rij 8:  Na afloop kalenderjaar                    | Jaaropgaaf werknemer                       | Werkgever | Aan werknemer   | Vóór 1 februari          | 7 jaar | J (jaarlijks)
Rij 9:  Bij elke loonbetaling                     | Loonstrook                                 | Werkgever | Aan werknemer   | Op moment van betaling   | 7 jaar | J (maandelijks)
Rij 10: Auto van zaak, geen privégebruik gewenst  | Aanvraag verklaring geen privégebruik auto | Werknemer | Belastingdienst | Voor gebruik auto        | 7 jaar | J (Henk - auto)
Rij 11: Werknemer met verminderde productiviteit  | Aanvraag loondispensatie                   | Werkgever | UWV             | Voor indiensttreding     | 7 jaar | Indien van toepassing
Rij 12: Correctie op eerder ingediende ziekmelding| Herstelmelding                             | Werkgever | UWV             | Zodra fout ontdekt       | 7 jaar | Indien van toepassing

Stap 3 — Voeg een kalender-kolom toe

Voeg een kolom H toe:

H1: Eerstvolgende actie voor VGS
H6: [datum van volgende maandaangifte]
H8: 1 februari [komend jaar]
H9: [datum volgende loonbetaling]

Stap 4 — Markeer de actieve formulieren

Gebruik kleurcodering:

• Formulieren die VGS regelmatig nodig heeft → groen markeren
• Formulieren die eenmalig of situationeel zijn → geel
• Formulieren die momenteel niet relevant zijn → grijs

Stap 5 — Voeg een signaleringsregel toe

In cel A15:

REMINDER: Controleer elk jaar in december:
1. Zijn alle jaaropgaven klaar voor 1 februari?
2. Is de WKR-vrije ruimte berekend? Is er eindheffing verschuldigd?
3. Zijn er nieuwe medewerkers of veranderingen in de loonadministratie die een formulier vereisen?
4. Zijn de verklaringen geen privégebruik auto nog actueel (veranderd gebruik)?
5. Bewaarplicht: zijn alle stukken van 7 jaar geleden vernietigd of gearchiveerd?

Sla op als **VGS-formulieren-tracker.xlsx**.

---