Excel — SV-berekeningen en polisadministratie

Concepts

Sociale verzekeringen en de polisadministratie

Het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel kent verplichte werknemersverzekeringen: WW, ZW, WAO/WIA en WW. De polisadministratie is de centrale database van UWV waarin alle dienstverbanden, lonen en premiegegevens van werknemers worden bijgehouden. Werkgevers leveren deze gegevens aan via de loonaangifte bij de Belastingdienst.

Karin bij VGS moet voor elke medewerker het juiste SV-loon (sociale verzekeringsloon) berekenen. Dit is de grondslag voor premies én voor de hoogte van uitkeringen.

In dit hoofdstuk leer je:

• INDEX/MATCH gebruiken voor flexibele opzoekberekeningen
• het dagloon berekenen als grondslag voor uitkeringen
• een polisadministratieoverzicht opzetten in Excel

INDEX/MATCH: de krachtige zoekcombi

`INDEX()` geeft de waarde uit een matrix op een opgegeven positie. `VERGELIJKEN()` (MATCH) geeft de positie terug van een zoekwaarde in een matrix. Samen vormen ze een krachtigere combinatie dan VLOOKUP.

SYNTAXIS INDEX/MATCH

INDEX:
=INDEX(matrix; rijnummer; [kolomnummer])

MATCH (VERGELIJKEN):
=VERGELIJKEN(zoekwaarde; zoekmatrix; [overeenkomsttype])
  0 = exacte overeenkomst (altijd gebruiken bij namen/codes)

Gecombineerd:
=INDEX(retourkolom; VERGELIJKEN(zoekwaarde; zoekkolom; 0))

Voorbeeld: SV-loon opzoeken voor medewerker "Fatima":
=INDEX(SV_tabel[SV-loon]; VERGELIJKEN("Fatima"; SV_tabel[Naam]; 0))

Voordeel boven VLOOKUP:
- Zoekkolom hoeft niet eerste kolom te zijn
- Retourkolom kan links van zoekkolom staan
- Robuuster bij invoeging/verwijdering van kolommen

> EXAMTIP: INDEX/MATCH is de professionele standaard voor opzoekformules in HR-administratie. Omdat de zoekkolom en retourkolom onafhankelijk zijn, kun je ook naar links zoeken — iets wat VLOOKUP niet kan. In combinatie met XZOEKEN (XLOOKUP, zie Module 2) heb je alle opzoekvraagstukken gedekt.

Het dagloon berekenen

Het dagloon is de grondslag voor uitkeringen als WW, ZW en WIA. Het UWV berekent het dagloon op basis van het SV-loon in het refertejaar (het jaar voor het uitkeringsjaar).

DAGLOON BEREKENING

Wettelijke formule (vereenvoudigd):
Dagloon = SV-loon refertejaar / 261 werkdagen

Voorbeeld:
Medewerker Ahmed, SV-loon 2025: €38.000
Dagloon = €38.000 / 261 = €145,59 per dag

Maximumdagloon 2026 (fictief): €264,40 per dag
Als berekend dagloon > maximum → gebruik maximum

Excel-formule:
=MIN(SV_loon_refertejaar/261; max_dagloon)

WW-uitkering (eerste 2 maanden): 75% van dagloon
=MIN(SV_loon/261; max_dagloon) * 0,75

WW-uitkering (daarna): 70% van dagloon
=MIN(SV_loon/261; max_dagloon) * 0,70

ZW-uitkering: 70% van dagloon
=MIN(SV_loon/261; max_dagloon) * 0,70

SV-loon berekenen

Het SV-loon is het fiscale loon minus een aantal vrijstellingen en met bijtelling van bepaalde vergoedingen.

SV-loon componenten | Inbegrepen
Bruto maandloon (12 maanden)
Vakantiegeld (standaard 8%)
Vaste overwerkvergoedingen
Bonussen en winstuitkeringen
---
SV-loon — NIET inbegrepen | Vrijgesteld
Onkostenvergoedingen (zakelijk)
Reiskostenvergoeding binnen normen
Werkgeversaandeel pensioen
Vrijwillige levensloopbijdragen
---
Berekeningsformule | Excel
Jaarbruto = maandloon × 12
Vakantiegeld = jaarbruto × 0,08
SV-loon = jaarbruto + vakantiegeld
+ vaste toeslagen - vrijgestelde vergoedingen

SV-LOON BEREKENING IN EXCEL

Kolom A: Naam
Kolom B: Maandloon bruto
Kolom C: Vakantiegeld (8%)
  Formule: =B2*12*0,08
Kolom D: Jaarbruto (excl. vakantiegeld)
  Formule: =B2*12
Kolom E: Vaste toeslagen (jaarlijks)
Kolom F: Vrijgestelde vergoedingen (jaarlijks)
Kolom G: SV-loon
  Formule: =D2+C2+E2-F2
Kolom H: Dagloon
  Formule: =MIN(G2/261; max_dagloon)

Toelichting vakantiegeld:
Ahmed verdient €3.000/maand bruto
Jaarbruto: €3.000 × 12 = €36.000
Vakantiegeld: €36.000 × 8% = €2.880
SV-loon: €36.000 + €2.880 = €38.880
Dagloon: MIN(€38.880/261; €264,40) = MIN(€149,00; €264,40) = €149,00

Polisadministratie overzicht

De polisadministratie bevat per medewerker de verzekeringsgegevens die de werkgever aanlevert via de loonaangifte. Een vereenvoudigd Excel-overzicht:

POLISADMINISTRATIE OVERZICHT VGS

Kolom A: BSN (of personeelsnummer)
Kolom B: Naam
Kolom C: Geboortedatum
Kolom D: Startdatum dienstverband
Kolom E: Einddatum (of leeg)
Kolom F: Soort dienstverband (loontijdvak)
Kolom G: SV-loon huidig jaar
Kolom H: WW-verzekerd (Ja/Nee)
Kolom I: ZW-verzekerd (Ja/Nee)
Kolom J: WIA-verzekerd (Ja/Nee)

Verzekeringsplicht check (IF):
=ALS(EN(F2<>"DGA";F2<>"Zelfstandige");"Ja";"Nee")
(DGA's en zelfstandigen zijn vaak niet verplicht verzekerd)

Loonheffing loonaangifte (afdrachttabel):
Via INDEX/MATCH opzoeken in belastingtabel:
=INDEX(Loonheffing_tabel[Heffing];
       VERGELIJKEN(G2; Loonheffing_tabel[SV-loon_tot]; -1))

> EXAMTIP: De polisadministratie is de basis voor uitkeringsrechten. Als een werkgever een fout maakt in de loonaangifte (verkeerd SV-loon), kan dit later leiden tot een te hoge of te lage uitkering. UWV gebruikt de polisadministratie ook om te controleren of iemand recht heeft op WW (heeft hij voldoende weken gewerkt?).

Vangnetgroepen

Vangnetgroepen zijn werknemers die bij ziekte niet via de werkgever, maar via het UWV een ZW-uitkering ontvangen. Dit zijn tijdelijke werknemers, uitzendkrachten en werknemers wiens dienstverband eindigt tijdens ziekte.

VANGNETGROEP CHECK IN EXCEL

Kolom K: Vangnetgroep?
Formule:
=ALS(OF(F2="Uitzendkracht";
        F2="Oproepkracht";
        EN(I2<>""; VANDAAG()>I2));"Ja - ZW via UWV";"Nee - ZW via werkgever")

Waarbij:
F2 = soort dienstverband
I2 = einddatum dienstverband (leeg = nog in dienst)

Als vangnetgroep = Ja:
→ Bij ziekte loopt ZW-uitkering via UWV (Ziektewet)
→ Werkgever heeft geen loondoorbetalingsverplichting meer

Missie

STORY: UWV heeft VGS gevraagd om de polisadministratiegegevens te controleren voor het jaar 2025. Jurgen is ziek geworden en mogelijk heeft hij recht op een ZW-uitkering. Karin wil het SV-loon van alle medewerkers berekenen, de daglonen vaststellen en een polisoverzicht aanmaken dat klopt met de loonaangifte.

Stap 1 — Bereken het SV-loon per medewerker

INVOERGEGEVENS LONEN VGS 2025 (FICTIEF)

Naam    | Maandloon | Vaste toesl. | Vrijgest. verg.
--------|-----------|--------------|----------------
Ahmed   | €3.000    | €1.200       | €600
Marloes | €2.800    | €0           | €480
Jurgen  | €3.200    | €600         | €300
Fatima  | €3.500    | €0           | €720
Thomas  | €2.600    | €0           | €360
Noor    | €2.900    | €300         | €420
Bas     | €3.100    | €1.800       | €540
Roos    | €2.400    | €0           | €300

Formules:
Jaarbruto (kolom D):     =B2*12
Vakantiegeld (kolom E):  =D2*0,08
SV-loon (kolom F):       =D2+E2+C2-kolom_vrijgesteld
Dagloon (kolom G):       =MIN(F2/261; 264,40)

Stap 2 — Bereken de uitkeringsrechten voor Jurgen

UITKERINGSBEREKENING JURGEN (ZW)

Jurgen is ziek per 12 januari 2026.
SV-loon 2025 (refertejaar): bereken op basis van stap 1.

ZW-uitkering = 70% van dagloon
Formule: =G_Jurgen * 0,70

WW-uitkering (hypothetisch, voor vergelijking):
Eerste 2 maanden: =G_Jurgen * 0,75
Daarna:           =G_Jurgen * 0,70

Maximale ZW-uitkering per dag: €264,40 * 0,70 = €184,98

Maandelijkse uitkering (22 werkdagen):
=uitkering_per_dag * 22

INDEX/MATCH om Jurgen op te zoeken in de tabel:
=INDEX(SV_tabel[Dagloon]; VERGELIJKEN("Jurgen"; SV_tabel[Naam]; 0))

Stap 3 — Maak het polisoverzicht

POLISOVERZICHT VGS 2025

Maak een nieuw tabblad "Polisoverzicht" met:

Kolom A: Naam
Kolom B: SV-loon 2025 (verwijzing naar stap 1)
Kolom C: Dagloon (verwijzing naar stap 1)
Kolom D: WW-verzekerd (allemaal Ja voor VGS-medewerkers)
Kolom E: ZW-verzekerd (Ja voor loondienst)
Kolom F: Vangnetgroep (controleer met IF-formule)
  =ALS(OF(contract="Uitzendkracht";"Oproep");"Ja";"Nee")
Kolom G: ZW-uitkering per dag (70% dagloon)
  =C2*0,70
Kolom H: WW-uitkering eerste 2 mnd (75% dagloon)
  =C2*0,75

Gebruik INDEX/MATCH op het polisoverzicht om snel
uitkeringsgegevens op te zoeken per medewerker:
=INDEX(Polisoverzicht[ZW dag]; VERGELIJKEN(zoekcel; Polisoverzicht[Naam]; 0))

Sla op als: VGS_polisadministratie_2025.xlsx