Excel — Verzuimanalyse en -registratie

Concepts

Verzuimregistratie: de basis voor goed re-integratiebeleid

Bij VGS heeft Karin twee medewerkers met een lopend ziekteverzuim. Ze weet uit Module 4 dat ze als werkgever verplichtingen heeft rondom de Wet verbetering poortwachter: een plan van aanpak opstellen, bijhouden en evalueren. Zonder een goede verzuimregistratie kan ze deze verplichtingen niet nakomen.

Excel biedt met FILTER en PivotTables krachtige tools om:

• het verzuim per medewerker bij te houden
• patronen te herkennen (frequent kort verzuim vs. langdurig verzuim)
• de poortwachter-deadlines te bewaken

FILTER: dynamische selectie uit verzuimdata

`FILTER()` is een moderne Excel-functie die rijen retourneert die aan een voorwaarde voldoen. Het resultaat is dynamisch: verandert de brondata, dan past het gefilterde resultaat automatisch mee.

FILTER SYNTAXIS

=FILTER(matrix; filter_conditie; [als_leeg])

Voorbeeld: alle verzuimregistraties van "Jurgen":
=FILTER(Verzuim_tabel; Verzuim_tabel[Naam]="Jurgen"; "Geen data")

Voorbeeld: alle verzuimmeldingen langer dan 14 dagen:
=FILTER(Verzuim_tabel; Verzuim_tabel[Duur_dagen]>14; "Geen langdurig verzuim")

Voorbeeld: actief (nog niet hersteld) verzuim:
=FILTER(Verzuim_tabel; Verzuim_tabel[Hersteldatum]="";"Geen actief verzuim")

Meerdere voorwaarden (AND):
=FILTER(Verzuim_tabel;
  (Verzuim_tabel[Naam]="Jurgen") * (Verzuim_tabel[Duur_dagen]>7);
  "Geen resultaat")

Meerdere voorwaarden (OR):
=FILTER(Verzuim_tabel;
  (Verzuim_tabel[Duur]>42) + (Verzuim_tabel[Terugval]="Ja");
  "Geen resultaat")

> EXAMTIP: FILTER() werkt alleen in Excel 365 en Excel 2019+. Op oudere versies gebruik je SOMALS of handmatige filters. In een examen- of praktijkcontext: controleer altijd welke Excel-versie beschikbaar is.

Poortwachter-deadlines berekenen

De Wet verbetering poortwachter legt strakke deadlines op bij langdurig verzuim. Excel bewaakt deze termijnen automatisch.

Week 6 — Probleemanalyse | Bedrijfsarts
Uiterlijk in week 6: oordeel bedrijfsarts
Start re-integratiedossier
Melding bij UWV nog niet verplicht
---
Week 8 — Plan van aanpak | Werkgever + werknemer
Uiterlijk in week 8: plan van aanpak opstellen
Moet worden ondertekend door beide partijen
Eerste streefdoel en tijdpad vastleggen
---
Maand 6 en daarna | Evaluatie en bijstelling
Elke 6 weken evalueren en bijstellen
Bij dreigend langdurig verzuim: second opinion
Week 42: ziekmelding bij UWV verplicht

POORTWACHTER-DEADLINES IN EXCEL

Ziekmelding: 12-01-2026 (Jurgen)

Week 6 bedrijfsarts:  =A2 + 42    → 23-02-2026
Week 8 plan aanpak:   =A2 + 56    → 09-03-2026
Week 13 evaluatie:    =A2 + 91    → 13-04-2026
Week 42 UWV-melding:  =A2 + 294   → 02-11-2026
Week 52 eerstejaarsevaluatie: =A2 + 365 → 12-01-2027
104 weken (einde loondoorbet.): =A2 + 730 → 12-01-2028

Waarschuwing als deadline nadert (< 14 dagen):
=ALS(deadline - VANDAAG() <= 14;
  "⚠ Deadline nadert: " & TEKST(deadline; "dd-mm-jjjj");
  "OK - " & (deadline - VANDAAG()) & " dagen")

PivotTable voor verzuimpatronen

Een PivotTable (draaitabel) maakt het eenvoudig om grote hoeveelheden verzuimdata samen te vatten. Je kunt snel zien: wie verzuimt het meest, welke maanden zijn problematisch, wat is het gemiddelde verzuim?

PIVOTTABLE OPZETTEN

1. Zorg dat je brondata een echte tabel is (Ctrl+T)
2. Klik ergens in de tabel
3. Invoegen → Draaitabel
4. Kies "Nieuw werkblad"

AANBEVOLEN DRAAITABEL-INDELING:

Rijen:      Naam medewerker
Kolommen:   Jaar en Maand (of Kwartaal)
Waarden:    Som van Duur_dagen (totaal verzuimdagen)
            Aantal van Verzuim_ID (aantal meldingen)
Filter:     Type verzuim (kort/middellang/langdurig)

AANVULLENDE ANALYSE:
- Gemiddeld verzuim per medewerker: waarden → Gemiddelde van Duur
- Frequentie: aantal meldingen per persoon
- Percentage van totaal: waarden → % van kolomtotaal

Verzuimfrequentie en Bradford-factor

De Bradford-factor is een maatstaf voor frequent kort verzuim. Dit is vaak veelzeggender dan langdurig verzuim.

BRADFORD-FACTOR BEREKENING

Formule: B = S² × D
Waarbij:
S = aantal verzuimperioden in een jaar
D = totaal aantal verzuimdagen in een jaar

Voorbeeld:
Medewerker met 3 perioden van elk 2 dagen:
S = 3, D = 6
B = 3² × 6 = 9 × 6 = 54

Medewerker met 1 periode van 6 dagen:
S = 1, D = 6
B = 1² × 6 = 6

Interpretatie:
0–10:   Geen punt
11–49:  Let op
50–99:  Gesprek nodig
100+:   Actie vereist

Excel-formule:
Kolom S (# perioden): =AANTALALS(Verzuim[Naam];A2)
Kolom D (# dagen):    =SOMALS(Verzuim[Duur];Verzuim[Naam];A2)
Bradford:             =S2^2*D2

> EXAMTIP: De Wet verbetering poortwachter heeft als doel re-integratie te bevorderen. Als de werkgever de verplichtingen niet nakomt (loonsanctie), kan UWV de loondoorbetalingstermijn met maximaal 1 jaar verlengen. Dit is een dure fout: tot 52 extra weken loondoorbetaling. Een goede verzuimregistratie in Excel voorkomt gemiste deadlines.