Hoe een bedrijf is opgebouwd: de lijn

Concepts

De nieuwe in het magazijn, dezelfde man over wie Ronald ooit twijfelde, kwam op een dinsdag bij Majorieke staan met een vraag die zo gewoon was dat ze er geen antwoord op had.

"Als ik ziek ben," zei hij, "bij wie meld ik me dan? Bij u, omdat u het loon doet? Bij Ronald? Bij de baas zelf?"

Majorieke opende haar mond en deed hem weer dicht. Bij wie meldde hij zich. Ze wist het niet zeker, en dat verbaasde haar, want het was zo'n alledaagse vraag. Ze stuurde hem naar Ronald en liep daarna naar Willem, want ze wilde begrijpen waarom ze het niet wist.

"Mooie vraag van die man," zei Willem. "Want hij voelt iets aan wat veel mensen niet doorhebben. In elk bedrijf loopt er een lijn. Een lijn van boven naar beneden, die zegt wie er iets te zeggen heeft over wie." Hij liep naar het whiteboard, zette bovenaan een blokje, daaronder een paar blokjes, daaronder weer meer.

"Dit is de simpelste manier om een bedrijf op te bouwen," zei hij. "En meteen de oudste. Bovenaan de baas. Onder hem een paar chefs. Onder elke chef weer mensen. En het belangrijkste: iedereen heeft precies één baas boven zich. Eén. Niet twee, niet drie. Je weet altijd naar wie je luistert en bij wie je je meldt." Hij trok de lijnen tussen de blokjes na. "Dat noemen we een lijnorganisatie. Omdat het gezag in een rechte lijn van boven naar beneden loopt. De man in het magazijn meldt zich bij Ronald. Ronald meldt zich bij Alex. Klaar. Eén lijn, geen verwarring."

Majorieke keek naar het bord. Blokjes, lijnen, alles netjes onder elkaar. "En dat is het hele bedrijf?"

"Dat is de ruggengraat ervan," zei Willem. "Het mooie van een lijnorganisatie is dat het zo helder is. Iedereen weet wie zijn baas is. Een opdracht komt van boven en gaat naar beneden, langs de lijn. Heb je een probleem, dan ga je naar je baas, en die desnoods naar zíjn baas. Niemand twijfelt bij wie hij zich moet melden, zoals die man net wel deed omdat het bij ons blijkbaar niet helder genoeg was." Hij liet zijn pen rusten. "Maar er zit ook een nadeel aan, en dat voel je als een bedrijf groeit. Alles moet langs die lijn. Als de man in het magazijn iets wil regelen met de inkoop, kan hij niet zomaar even naar de inkoper lopen. Het moet eerst omhoog, naar Ronald, en dan weer omlaag naar de inkoop. In een klein bedrijf gaat dat prima. In een groot bedrijf wordt die lijn lang en traag."

Hij tekende er een tweede plaatje naast, met andere blokjes.

"En daarom heb je ook een andere manier," zei hij. "Stel je een bedrijf voor waarin niet je baas, maar je vakgebied bepaalt aan wie je luistert. De inkoopbaas gaat over alles wat met inkopen te maken heeft, in het hele bedrijf. De verkoopbaas over alles wat verkopen is. De productiebaas over alles wat gemaakt wordt. En jij, als gewone werknemer, kunt voor het ene onderwerp bij de ene baas zijn en voor het andere onderwerp bij een andere." Hij keek haar aan. "Dat noemen we een functionele organisatie. Niet één baas per persoon, maar een baas per functie, per vakgebied."

Majorieke fronste. "Dus dan heb ik meerdere bazen?"

"In déze klassieke vorm wel, ja," zei Willem. "Dit is de oude functionele organisatie zoals een zekere meneer Taylor hem ooit bedacht: een baas per functie, en die mag allemaal iets over jou zeggen. Het meerbazenstelsel, heet dat. Maar let op, want hier zit een valkuil." Hij hief zijn hand even. "Tegenwoordig hoor je het woord *functioneel* meestal anders gebruiken. Dan bedoelen mensen alleen dat een bedrijf is ingedeeld naar functie, naar afdeling: inkoop bij elkaar, verkoop bij elkaar, productie bij elkaar. Maar binnen zo'n afdeling heb je nog steeds gewoon één chef boven je. Die moderne functionele indeling is dus eigenlijk een lijnorganisatie met afdelingen. Echt meerdere bazen tegelijk, dat is pas de klassieke variant die ik je net tekende. En straks zie je nog een derde vorm die echt twee bazen door elkaar laat lopen, de matrix. Hou die drie uit elkaar: afdelingen met één chef, het oude meerbazenstelsel, en de matrix."

Majorieke knikte langzaam. "Dus 'functioneel' kan twee dingen betekenen."

"Het kan twee dingen betekenen, ja, en daar struikelen veel mensen over. Voor het examen onthoud je: de functionele organisatie als structuurvorm is de klassieke met meerdere bazen per persoon. Maar als iemand zegt dat een afdeling 'functioneel is ingedeeld', dan bedoelt hij iets onschuldigers." Hij wees terug naar zijn tweede plaatje. "En in die klassieke vorm zit meteen de kracht en de zwakte. De kracht: elke baas weet heel veel van zijn eigen vak. De inkoopbaas is echt een inkoopspecialist, hij gaat over inkoop in het hele bedrijf en weet er alles van. Dat geeft deskundige sturing." Hij liet het even hangen. "Maar de zwakte hoor je al aankomen. Als je meerdere bazen hebt, wie heeft er dan gelijk als ze iets anders zeggen? De inkoopbaas wil dat je bezuinigt, de productiebaas wil dat je doorwerkt. Bij wie meld je je als je ziek bent? Precies de vraag van die man. In een lijnorganisatie is dat simpel. In de klassieke functionele organisatie wordt het juist verwarrend, want het is niet meer meteen duidelijk wie er over jou gaat."

Twee manieren om hetzelfde bedrijf op te bouwen, met een ander idee erachter. De ene helder en simpel met één baas per persoon. De andere deskundig maar verwarrend met een baas per vakgebied.

"Welke heeft VGS?" vroeg ze.

"In de kern een lijnorganisatie," zei Willem. "Klein bedrijf, korte lijnen, iedereen weet wie zijn baas is. Dat past bij ons." Hij tikte op de eerste tekening. "En die man in het magazijn? Zeg maar tegen Ronald dat hij hem gewoon vertelt: jij meldt je bij mij. Eén baas. Dan klopt onze lijn weer."

Majorieke liep terug en gaf Ronald de boodschap door. Eén baas, helder, langs de lijn. En terwijl ze het zei, keek ze even het kantoor rond met andere ogen. De blokjes van Willem hingen er onzichtbaar overheen. Alex bovenaan, Ronald eronder, de man in het magazijn weer eronder. Een rechte lijn die ze nooit had gezien maar die er altijd was geweest.

Bij de deur naar het magazijn liep ze Hidde tegen het lijf, die net een map kwam brengen. Hij hoorde half waar ze mee bezig was geweest en grinnikte. "En waar zit ík dan in dat plaatje van jullie?" vroeg hij. "Ik geef de hele dag advies, maar ik ben niemands baas." Majorieke wilde antwoorden en merkte dat ze het niet wist. Hij stond nergens op Willems tekening. Geen blokje, geen lijn. En toch was hij er.

> EXAMTIP: Het verschil tussen deze twee zit in het aantal bazen. In een lijnorganisatie heeft iedereen precies één baas; het gezag loopt in een rechte lijn van boven naar beneden. Helder, maar in een groot bedrijf wordt die lijn lang en traag. In een functionele organisatie heeft een medewerker meerdere bazen, één per vakgebied (inkoop, verkoop, productie). Deskundig, maar het kan verwarrend worden wie er over je gaat.