Staf en matrix

Concepts

Er liep sinds een week een man rond bij VGS die Majorieke niet kon plaatsen. Hij heette Hidde, hij zat veel met Alex, hij liep af en toe het magazijn in en stelde vragen, maar hij gaf nooit een opdracht. Hij was niemands baas en toch overal bij.

"Wie is dat eigenlijk," vroeg ze aan Willem. "Hij praat over alles mee maar hij beslist niks."

"Dat," zei Willem, "is precies waar het over gaat vandaag. Hidde is een staffunctionaris. Een adviseur. En je vraag is goed, want hij past niet in de rechte lijn die ik je laatst tekende." Hij pakte zijn vel en zette de bekende lijn neer, Alex bovenaan, de chefs eronder. Toen tekende hij er een los blokje naast, aan de zijkant, met een stippellijn naar de top.

"Kijk," zei hij. "In een gewone lijnorganisatie loopt het gezag recht naar beneden, dat weet je. Maar de baas kan niet overal verstand van hebben. Hij heeft soms een specialist nodig die meedenkt. Iemand die hem adviseert over geld, of over kwaliteit, of over de wet. Die specialist zet je aan de zijkant, naast de lijn. Hij geeft advies, maar hij staat niet ín de lijn. Hij is niemands baas." Hij tikte op het losse blokje. "Dat noemen we een lijn-staforganisatie. De gewone lijn van boven naar beneden blijft helemaal heel, en daarnaast staat een staf van adviseurs die meedenken zonder zelf te beslissen."

Majorieke keek naar de stippellijn. "Dus Hidde zegt wel wat er beter kan, maar hij kan niemand iets opdragen."

"Precies," zei Willem. "Hij adviseert Alex. En Alex beslist, en als Alex het overneemt, dan loopt de opdracht via de gewone lijn naar beneden. Niet via Hidde. Hidde fluistert in het oor van de baas, meer niet." Hij liet zijn pen rusten. "Het mooie ervan is dat je de helderheid van de lijn houdt, iedereen heeft nog steeds één baas, maar je voegt er deskundigheid aan toe. Het lastige is dat het soms gaat schuren. De staffunctionaris weet veel maar mag niks, de mensen in de lijn mogen wel maar weten soms minder. Dat botst weleens. De adviseur die zich genegeerd voelt, de chef die zich betutteld voelt."

Majorieke knikte. Ze kon het zich voorstellen, Hidde die iets goeds zag en niet de macht had om het door te zetten. "En wat als je dat juist wél wilt? Dat de specialist echt iets te zeggen heeft?"

"Dan kom je bij de volgende vorm," zei Willem, en hij draaide het vel om voor iets nieuws. "En die is het lastigst van allemaal om voor te stellen, dus blijf even bij me." Hij tekende een raster, met kolommen en rijen, als een tabel. "Stel je voor dat een bedrijf grote klussen doet. Projecten. Een nieuw gebouw, een groot systeem, een opdracht die maanden duurt. En voor elke klus zet je een projectleider neer die over die klus gaat. Maar de mensen die aan die klus werken, komen uit de gewone afdelingen. Een man van de techniek, een vrouw van de inkoop, iemand van de financiën."

Hij wees naar het raster. "Nu komt het. Die man van de techniek heeft twee bazen tegelijk. Zijn gewone afdelingsbaas, de baas van de techniek, die over zijn vak gaat en over zijn loopbaan. En de projectleider, die over de klus gaat waar hij nu aan werkt. Twee bazen, op hetzelfde moment, allebei met recht van spreken. De ene over het vak, de andere over het project." Hij liet de pen op een kruispunt in het raster rusten. "Dat noemen we een matrixorganisatie. Omdat het gezag in twee richtingen tegelijk loopt, als een ruitjespatroon. Van boven naar beneden langs de afdelingen, en van links naar rechts langs de projecten."

Majorieke staarde naar het raster. Twee bazen tegelijk, allebei echt. "Maar dat is toch vragen om ruzie?"

"Dat is precies de zwakke plek," zei Willem, en hij klonk haast tevreden dat ze het zelf zag. "De kracht van de matrix is dat je het beste van twee werelden krijgt. De afdelingsbaas zorgt dat het vakwerk goed blijft, de projectleider zorgt dat de klus af komt. Je benut je mensen flexibel, voor de ene klus na de andere. Maar de zwakte hoor je al. Twee bazen die allebei iets willen, kunnen botsen. De afdelingsbaas wil zijn man terug voor ander werk, de projectleider wil hem houden tot de klus klaar is. En de werknemer ertussenin weet niet altijd naar wie hij moet luisteren." Hij keek haar aan. "Daarom werkt een matrix alleen als mensen volwassen overleggen. Het vraagt veel van iedereen. En als het dan botst, gaat het er niet om wie er wint. Winnen is maar één manier om met zo'n botsing om te gaan, en zelden de beste. Daar krijgen we het nog over."

Majorieke liet het bezinken. Drie vormen nu, achter elkaar. De zuivere lijn, met één baas. De lijn met een adviseur aan de zijkant die meedenkt maar niet beslist. En de matrix, met twee echte bazen tegelijk, een afdeling en een project die elkaar kruisen.

"Dus Hidde is staf," zei ze. "Hij staat aan de zijkant. Dat is iets heel anders dan een matrix, want in een matrix zou hij echt een van mijn bazen zijn."

"Helemaal goed," zei Willem. "Dat is het hele verschil. Een staffunctionaris adviseert en beslist niet, de lijn blijft heel. In een matrix heeft hij echt gezag, naast je gewone baas, en heb je er dus twee. Advies geven of mee beslissen, dat is de scheidslijn. Hidde fluistert. Een matrixbaas commandeert mee." Hij borg zijn vel op. "En weet je, een bedrijf als VGS heeft geen matrix nodig. Te klein. Maar je zult ze tegenkomen, bij de grote zaken met grote projecten. En dan herken je het. Twee bazen op één kruispunt, dat is de matrix."

Toen ze die middag Hidde weer voorbij zag lopen, keek ze anders naar hem. Niet meer de vreemde man die nergens bij hoorde, maar de adviseur aan de zijkant van de lijn. Iemand die meedacht en niet besliste. Ze begreep nu waarom hij vragen stelde en geen opdrachten gaf. En ze vroeg zich af of er nog meer manieren waren om een bedrijf op te bouwen, manieren die ze nog niet kende, voor bedrijven die nog groter en ingewikkelder waren dan ze zich kon voorstellen.

> EXAMTIP: Houd deze twee uit elkaar via de vraag "heeft die persoon echt gezag?" In een lijn-staforganisatie staat naast de gewone lijn een staf van adviseurs (staffunctionarissen) die meedenken maar niet beslissen; iedereen houdt één baas. In een matrixorganisatie heeft een medewerker twee bazen tegelijk die allebei wél gezag hebben: een afdelingsbaas (over het vak) en een projectleider (over de klus). De staf adviseert; de matrixbaas beslist mee.