Excel — Kengetallendashboard
Module 4 — Personele kengetallen
PivotTable, PivotChart en personeelsdashboard bouwen
Concepts
Van data naar inzicht: het personeelsdashboard
Personele kengetallen zoals productiviteit, verzuimpercentage en bezettingsgraad zijn waardevol, maar pas als je ze snel kunt lezen en vergelijken. Excel-draaitabellen (PivotTables) en draaigrafieken (PivotCharts) zetten ruwe personeelsdata om in overzichtelijke dashboards. Van Ginkel Solutions BV heeft 8 medewerkers — klein genoeg om handmatig bij te houden, groot genoeg om van structuur te profiteren.
PivotTable | Draaitabel
Samenvattingstabel van grote datasets
Sleep velden naar rijen, kolommen en waarden
Ververs met één klik bij nieuwe data
---
PivotChart | Draaigrafiek
Grafiek die automatisch meebeweegt met de PivotTable
Kies type: staaf, cirkel, lijn
Visueel inzicht in trends en verhoudingen
---
Dashboard | Overzicht
Meerdere grafieken en tabellen op één werkblad
Gebruik Slicer voor interactief filteren
Geeft management direct inzichtPivotTable aanmaken — stap voor stap
Een PivotTable maak je vanuit een gestructureerde dataset. Elke rij is één medewerker (of één periode), elke kolom is één eigenschap.
Brondata-structuur personeelsoverzicht Van Ginkel:
Naam | Afdeling | Uren beschikbaar | Uren gewerkt | Ziektedagen
Lars Smit | Verkoop | 160 | 152 | 1
Mia Jansen | Inkoop | 160 | 160 | 0
Tom de Vries | Logistiek | 160 | 144 | 2
Sara Bakker | Admin | 160 | 160 | 0
Rick Peters | Verkoop | 160 | 136 | 3
Anna Visser | Logistiek | 160 | 160 | 0
Karin Mulder | Management | 160 | 152 | 1
Bas Hoekstra | Inkoop | 160 | 148 | 1
Aanmaken PivotTable:
1. Selecteer de data (inclusief koptekst)
2. Invoegen → Draaitabel → Nieuw werkblad
3. Sleep "Afdeling" naar Rijen
4. Sleep "Uren gewerkt" naar Waarden (Som)
5. Sleep "Ziektedagen" naar Waarden (Som)Personele kengetallen berekenen in PivotTable
Na het aanmaken van de PivotTable kun je berekende velden toevoegen voor kengetallen zoals verzuimpercentage en productiviteitsindex.
Berekend veld toevoegen:
PivotTable-analyse → Velden, items en sets → Berekend veld
Naam: "Verzuimpercentage"
Formule: = Ziektedagen / (Uren_beschikbaar / 8) * 100
(Uren beschikbaar / 8 = aantal werkdagen)
Resultaat per afdeling:
Afdeling | Uren gewerkt | Ziektedagen | Verzuim%
Admin | 160 | 0 | 0,0%
Inkoop | 308 | 1 | 0,31%
Logistiek | 304 | 2 | 0,63%
Management | 152 | 1 | 0,31%
Verkoop | 288 | 4 | 1,25%
Totaal | 1.212 | 8 | 0,25%> EXAMTIP: Het verzuimpercentage = (aantal ziektedagen / totaal beschikbare werkdagen) × 100. Op de BKC-cursus is dit een veelgestelde examenopgave. Zorg dat je zowel de handmatige berekening als de Excel-formule beheerst.
PivotChart aanmaken voor personeelsverdeling
Vanuit een PivotTable maak je met één klik een PivotChart:
Stap voor stap:
1. Klik ergens in de PivotTable
2. PivotTable-analyse → Draaigrafiek
3. Kies grafiektype: Gegroepeerde staafgrafiek (voor vergelijking afdelingen)
of Cirkeldiagram (voor procentuele verdeling)
Aanbevolen grafiektypen per kengetal:
Verzuim per afdeling → Staafgrafiek (vergelijking)
Personeelsverdeling → Cirkeldiagram (aandeel per afdeling)
Productiviteit trend → Lijndiagram (verloop over tijd)
Uren gewerkt vs gepland → Gegroepeerde staaf (vergelijking twee waarden)Slicer — interactief filteren
Een Slicer is een visuele filterknop die je aan een PivotTable of PivotChart koppelt. Klik op een knop en de data filtert automatisch.
Slicer toevoegen:
1. Klik in de PivotTable
2. PivotTable-analyse → Slicer invoegen
3. Kies het veld waarop je wilt filteren (bijv. "Afdeling" of "Kwartaal")
4. Klik op een knopje in de Slicer om te filteren
Gebruik voor Van Ginkel dashboard:
Slicer "Afdeling": filter op Verkoop, Inkoop, Logistiek etc.
Slicer "Kwartaal": vergelijk Q1 vs Q2 (als je maanddata hebt)> EXAMTIP: Slicers zijn niet alleen handig voor eigen gebruik — ze maken een dashboard ook presentabel voor management. Je hoeft geen Excel-kennis te hebben om een Slicer te bedienen.
Dashboard-opbouw in één werkblad
Een professioneel dashboard zet je samen op één werkblad:
Dashboard-layout Van Ginkel personeelsdashboard:
Rij 1-3: Titel + laatste bijwerkdatum (=TODAY())
Rij 4-6: KPI-blokken: totaal medewerkers | gem. verzuim% | gem. productiviteit%
Rij 8-20: PivotTable met kengetallen per afdeling
Rij 8-20: PivotChart staafgrafiek uren gewerkt (rechts naast tabel)
Rij 22-30: PivotChart cirkeldiagram personeelsverdeling per afdeling
Links: Slicer "Afdeling" voor interactief filteren
KPI-formules in de KPI-blokken:
Totaal medewerkers: =AANTAL(data!A2:A9)
Gemiddeld verzuim%: =GEMIDDELDE(data!F2:F9)
Productiviteitsindex: =SOM(data!D2:D9)/SOM(data!C2:C9)*100Productiviteitsindex berekenen
Productiviteitsindex = (Werkelijk gewerkte uren / Beschikbare uren) × 100
Excel-formule (gehele team):
=SOM(D2:D9) / SOM(C2:C9) * 100
Resultaat Van Ginkel:
Totaal gewerkt: 1.212 uur
Totaal beschikbaar: 1.280 uur
Productiviteitsindex: (1.212 / 1.280) × 100 = 94,7%
Interpretatie:
> 95% = Excellent
90-95% = Goed
85-90% = Acceptabel
< 85% = Aandacht vereistMissie
STORY: Karin van Van Ginkel Solutions BV wil een personeelsdashboard voor het managementoverleg van volgende week. Ze heeft de uren en verzuimdata van de afgelopen maand bij elkaar, maar ziet door de bomen het bos niet meer. Jouw taak: bouw een helder dashboard met PivotTable, PivotChart en Slicer zodat Karin in één oogopslag de stand van zaken ziet.
Stap 1 — Brondata invoeren
Maak een werkblad "Data" met de personeelsgegevens van mei:
Werkblad "Data" — kolommen A t/m F:
A: Naam B: Afdeling C: Uren_beschikbaar D: Uren_gewerkt E: Ziektedagen F: Productief%
Lars Smit Verkoop 160 152 1 =D2/C2*100
Mia Jansen Inkoop 160 160 0 =D3/C3*100
Tom de Vries Logistiek 160 144 2 =D4/C4*100
Sara Bakker Admin 160 160 0 =D5/C5*100
Rick Peters Verkoop 160 136 3 =D6/C6*100
Anna Visser Logistiek 160 160 0 =D7/C7*100
Karin Mulder Management 160 152 1 =D8/C8*100
Bas Hoekstra Inkoop 160 148 1 =D9/C9*100Stap 2 — PivotTable aanmaken op nieuw werkblad
Maak een PivotTable op werkblad "Dashboard":
Invoegen → Draaitabel → Werkblad "Dashboard", cel A5
Veldindeling:
Rijen: Afdeling
Waarden: Som van Uren_gewerkt
Som van Ziektedagen
Gemiddelde van Productief%
Opmaak:
Klik op "Som van Productief%" → Waarde-instelling → Gemiddelde
Formatteer als percentage met 1 decimaal
Verwacht resultaat:
Afdeling | Uren gewerkt | Ziektedagen | Gem. Productief%
Admin | 160 | 0 | 100,0%
Inkoop | 308 | 1 | 96,3%
Logistiek | 304 | 2 | 95,0%
Management | 152 | 1 | 95,0%
Verkoop | 288 | 4 | 90,0%
Totaal | 1.212 | 8 | 95,3%Stap 3 — PivotChart en Slicer toevoegen
Maak vanuit de PivotTable een grafiek en voeg een Slicer toe:
PivotChart (gegroepeerde staaf):
Klik in PivotTable → PivotTable-analyse → Draaigrafiek
Kies: Gegroepeerde staafgrafiek
Titel: "Uren gewerkt per afdeling — mei 2026"
Verplaats grafiek naar cel D5 op het Dashboard-werkblad
Slicer toevoegen:
Klik in PivotTable → PivotTable-analyse → Slicer invoegen
Vinkje aan: "Afdeling"
Verplaats Slicer naar cel J5
KPI-blokken bovenin (rij 1-3):
Cel B1: "Totaal medewerkers" → =AANTAL(Data!A2:A9) → 8
Cel D1: "Team verzuim%" → =SOM(Data!E2:E9)/SOM(Data!C2:C9/8)*100 → 0,31%
Cel F1: "Productiviteitsindex" → =SOM(Data!D2:D9)/SOM(Data!C2:C9)*100 → 94,7%
Cel A3: "Dashboard bijgewerkt:" → =TODAY()Karin presenteert het dashboard aan het managementoverleg. Ze klikt op "Verkoop" in de Slicer en ziet direct dat die afdeling de laagste productiviteitsindex heeft (90%) en het hoogste verzuim. Ze besluit een gesprek te plannen met de verkoopmedewerkers.