Excel — Kengetallendashboard

Concepts

Van data naar inzicht: het personeelsdashboard

Personele kengetallen zoals productiviteit, verzuimpercentage en bezettingsgraad zijn waardevol, maar pas als je ze snel kunt lezen en vergelijken. Excel-draaitabellen (PivotTables) en draaigrafieken (PivotCharts) zetten ruwe personeelsdata om in overzichtelijke dashboards. Van Ginkel Solutions BV heeft 8 medewerkers — klein genoeg om handmatig bij te houden, groot genoeg om van structuur te profiteren.

PivotTable | Draaitabel
Samenvattingstabel van grote datasets
Sleep velden naar rijen, kolommen en waarden
Ververs met één klik bij nieuwe data
---
PivotChart | Draaigrafiek
Grafiek die automatisch meebeweegt met de PivotTable
Kies type: staaf, cirkel, lijn
Visueel inzicht in trends en verhoudingen
---
Dashboard | Overzicht
Meerdere grafieken en tabellen op één werkblad
Gebruik Slicer voor interactief filteren
Geeft management direct inzicht

PivotTable aanmaken — stap voor stap

Een PivotTable maak je vanuit een gestructureerde dataset. Elke rij is één medewerker (of één periode), elke kolom is één eigenschap.

Brondata-structuur personeelsoverzicht Van Ginkel:

  Naam          | Afdeling     | Uren beschikbaar | Uren gewerkt | Ziektedagen
  Lars Smit     | Verkoop      | 160              | 152          | 1
  Mia Jansen    | Inkoop       | 160              | 160          | 0
  Tom de Vries  | Logistiek    | 160              | 144          | 2
  Sara Bakker   | Admin        | 160              | 160          | 0
  Rick Peters   | Verkoop      | 160              | 136          | 3
  Anna Visser   | Logistiek    | 160              | 160          | 0
  Karin Mulder  | Management   | 160              | 152          | 1
  Bas Hoekstra  | Inkoop       | 160              | 148          | 1

Aanmaken PivotTable:
  1. Selecteer de data (inclusief koptekst)
  2. Invoegen → Draaitabel → Nieuw werkblad
  3. Sleep "Afdeling" naar Rijen
  4. Sleep "Uren gewerkt" naar Waarden (Som)
  5. Sleep "Ziektedagen" naar Waarden (Som)

Personele kengetallen berekenen in PivotTable

Na het aanmaken van de PivotTable kun je berekende velden toevoegen voor kengetallen zoals verzuimpercentage en productiviteitsindex.

Berekend veld toevoegen:
  PivotTable-analyse → Velden, items en sets → Berekend veld

  Naam: "Verzuimpercentage"
  Formule: = Ziektedagen / (Uren_beschikbaar / 8) * 100
  (Uren beschikbaar / 8 = aantal werkdagen)

Resultaat per afdeling:
  Afdeling    | Uren gewerkt | Ziektedagen | Verzuim%
  Admin       | 160          | 0           | 0,0%
  Inkoop      | 308          | 1           | 0,31%
  Logistiek   | 304          | 2           | 0,63%
  Management  | 152          | 1           | 0,31%
  Verkoop     | 288          | 4           | 1,25%
  Totaal      | 1.212        | 8           | 0,25%

> EXAMTIP: Het verzuimpercentage = (aantal ziektedagen / totaal beschikbare werkdagen) × 100. Op de BKC-cursus is dit een veelgestelde examenopgave. Zorg dat je zowel de handmatige berekening als de Excel-formule beheerst.

PivotChart aanmaken voor personeelsverdeling

Vanuit een PivotTable maak je met één klik een PivotChart:

Stap voor stap:
  1. Klik ergens in de PivotTable
  2. PivotTable-analyse → Draaigrafiek
  3. Kies grafiektype: Gegroepeerde staafgrafiek (voor vergelijking afdelingen)
     of Cirkeldiagram (voor procentuele verdeling)

Aanbevolen grafiektypen per kengetal:
  Verzuim per afdeling   → Staafgrafiek (vergelijking)
  Personeelsverdeling    → Cirkeldiagram (aandeel per afdeling)
  Productiviteit trend   → Lijndiagram (verloop over tijd)
  Uren gewerkt vs gepland → Gegroepeerde staaf (vergelijking twee waarden)

Slicer — interactief filteren

Een Slicer is een visuele filterknop die je aan een PivotTable of PivotChart koppelt. Klik op een knop en de data filtert automatisch.

Slicer toevoegen:
  1. Klik in de PivotTable
  2. PivotTable-analyse → Slicer invoegen
  3. Kies het veld waarop je wilt filteren (bijv. "Afdeling" of "Kwartaal")
  4. Klik op een knopje in de Slicer om te filteren

Gebruik voor Van Ginkel dashboard:
  Slicer "Afdeling": filter op Verkoop, Inkoop, Logistiek etc.
  Slicer "Kwartaal": vergelijk Q1 vs Q2 (als je maanddata hebt)

> EXAMTIP: Slicers zijn niet alleen handig voor eigen gebruik — ze maken een dashboard ook presentabel voor management. Je hoeft geen Excel-kennis te hebben om een Slicer te bedienen.

Dashboard-opbouw in één werkblad

Een professioneel dashboard zet je samen op één werkblad:

Dashboard-layout Van Ginkel personeelsdashboard:

  Rij 1-3:    Titel + laatste bijwerkdatum (=TODAY())
  Rij 4-6:    KPI-blokken: totaal medewerkers | gem. verzuim% | gem. productiviteit%
  Rij 8-20:   PivotTable met kengetallen per afdeling
  Rij 8-20:   PivotChart staafgrafiek uren gewerkt (rechts naast tabel)
  Rij 22-30:  PivotChart cirkeldiagram personeelsverdeling per afdeling
  Links:      Slicer "Afdeling" voor interactief filteren

KPI-formules in de KPI-blokken:
  Totaal medewerkers:      =AANTAL(data!A2:A9)
  Gemiddeld verzuim%:      =GEMIDDELDE(data!F2:F9)
  Productiviteitsindex:    =SOM(data!D2:D9)/SOM(data!C2:C9)*100

Productiviteitsindex berekenen

Productiviteitsindex = (Werkelijk gewerkte uren / Beschikbare uren) × 100

Excel-formule (gehele team):
=SOM(D2:D9) / SOM(C2:C9) * 100

Resultaat Van Ginkel:
  Totaal gewerkt:    1.212 uur
  Totaal beschikbaar: 1.280 uur
  Productiviteitsindex: (1.212 / 1.280) × 100 = 94,7%

Interpretatie:
  > 95% = Excellent
  90-95% = Goed
  85-90% = Acceptabel
  < 85%  = Aandacht vereist