Administratieplicht en bewaarplicht

Concepts

Wat is de administratieplicht?

Elke ondernemer en elke rechtspersoon (zoals een BV of stichting) is wettelijk verplicht een **administratie** bij te houden. Dit staat in **artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR)** — de basiswet voor alle belastingen in Nederland.

De wet omschrijft het zo: je administratie moet alle gegevens bevatten die van belang zijn voor de **belastingheffing**. Dat klinkt vaag, maar het is bewust breed geformuleerd: de Belastingdienst wil kunnen controleren of je de juiste belasting betaalt.

Wie is administratieplichtig? | iedereen die onderneemt
Alle ondernemers: eenmanszaak, VOF, BV, NV
Rechtspersonen: stichtingen, verenigingen (bij economische activiteit)
Vrije beroepsbeoefenaars: arts, advocaat, accountant
Niet: particulieren zonder ondernemingsactiviteit
---
Wat moet erin? | alles relevant voor belasting
Inkoopfacturen en verkoopfacturen
Bankafschriften en kasboek
Contracten, loonstroken, BTW-aangiften
Correspondentie die zakelijk relevant is
---
Welke vorm? | papier én digitaal
Papieren administratie is toegestaan
Digitale administratie is toegestaan
Gemixte administratie is toegestaan
Vereiste: altijd leesbaar en controleerbaar

> EXAMTIP: De administratieplicht geldt voor **alle** ondernemers en rechtspersonen — ook een eenmanszaak met een kleine omzet. Er is geen omzetgrens. De verplichting begint zodra je een onderneming drijft, ook als je nog geen omzet hebt.

---

De bewaarplicht: 7 jaar en 10 jaar

Je hoeft de administratie niet eeuwig te bewaren. De wet schrijft een **bewaartermijn** voor, en die is afhankelijk van het soort gegevens.

7 jaar bewaren | de hoofdregel
Verkoopfacturen en inkoopfacturen
Bankafschriften en kasboek
Loonadministratie en loonstroken
BTW-aangiften en suppletieberichten
Contracten en overeenkomsten
---
10 jaar bewaren | onroerend goed
Alles wat betrekking heeft op onroerend goed
Aankoop- en verkoopakte van een pand
Verbouwingskosten en onderhoudskosten van het pand
Huurcontracten voor een pand
Reden: onroerend goed kent een herzieningstermijn van 10 jaar voor BTW
---
Startpunt van de termijn | einde boekjaar
Niet: de datum van het document
Wel: na het einde van het boekjaar waarop het betrekking heeft
Voorbeeld: factuur uit 2024 → bewaren tot einde 2031 (7 jaar na 2024)

> EXAMTIP: De 7-jaarstermijn begint **na afloop van het boekjaar** — niet op de datum van het document zelf. Een factuur van 15 maart 2024 hoef je pas na 31 december 2031 weg te gooien. De 10-jaarstermijn voor onroerend goed bestaat omdat de Belastingdienst BTW-aftrek op panden over 10 jaar kan herzien.

---

Gevolgen als je administratie niet klopt

De Belastingdienst controleert administraties via een **boekenonderzoek**. Als de administratie niet aan de wettelijke eisen voldoet — of helemaal ontbreekt — heeft dat ernstige gevolgen.

Omkering en verzwaring van bewijslast | de belangrijkste sanctie
Normaal: BD moet bewijzen dat jij te weinig belasting hebt betaald
Bij geen/ondeugdelijke administratie: jij moet bewijzen dat je aangifte klopt
Gevolg: BD schat de belasting zelf — in het nadeel van de ondernemer
De ondernemer moet dan aantonen dat de schatting te hoog is
---
Boetes | opzet en grove schuld
Vergrijpboete: 25% (grove schuld) of 100% (opzet) van de te weinig betaalde belasting
Verzuimboete: voor formele tekortkomingen
Strafrechtelijke vervolging: bij ernstige fraude
---
Wat telt als "ondeugdelijke administratie"? | voorbeelden
Kasboek klopt niet met de kassa
Facturen ontbreken of zijn vals
Privé- en zakelijke uitgaven zijn door elkaar geboekt
Inkopen zonder factuur
Bankrekeningen die niet in de boeken staan

> EXAMTIP: **Omkering van bewijslast** is het zwaarste wapen van de Belastingdienst. Normaal moet de BD bewijzen dat een aangifte onjuist is. Bij een ondeugdelijke administratie draait dit om: de ondernemer moet zelf bewijzen dat zijn aangifte klopt. Dit is bijna onmogelijk zonder goede administratie, dus de BD-schatting wordt vrijwel altijd gevolgd.

---

Wat is een deugdelijke administratie?

Een administratie is deugdelijk als ze voldoet aan drie eisen:

Volledigheid | alles staat erin
Alle inkomsten én alle uitgaven zijn opgenomen
Geen transacties buiten de boeken om
Alle bankrekeningen zijn vertegenwoordigd
---
Juistheid | cijfers kloppen
Bedragen kloppen met de onderliggende stukken (facturen, bankafschriften)
Geen foute boekingen die het beeld vervalsen
BTW correct verwerkt
---
Tijdigheid | bijgewerkt
Administratie is bijgewerkt — niet maanden achter
Aangiften zijn op tijd ingediend
Correcties zijn verwerkt via de juiste kanalen

**Praktisch voorbeeld — wat gaat er fout:**

Fout 1: Contante ontvangsten worden niet geboekt
  Risico: BD ziet dat de kassa niet klopt en trekt conclusies
  Gevolg: naheffing omzetbelasting + boete

Fout 2: Privé-uitgaven via de zakelijke rekening
  Risico: ten onrechte als zakelijke kosten afgetrokken
  Gevolg: correctie + boete

Fout 3: Facturen gooit iemand weg na 3 jaar
  Risico: bij boekenonderzoek kan BD ze opvragen
  Gevolg: bewaarplicht geschonden → omkering bewijslast

Fout 4: Administratie is jaren niet bijgewerkt
  Risico: niet in staat tijdig aangifte te doen
  Gevolg: ambtshalve aanslag + boete

---

Doen in Excel — Bewaarplicht-calculator

Gegeven

| Document | Datum | Soort | |---|---|---| | Inkoopfactuur leverancier | 12-03-2024 | Normaal | | Koopakte bedrijfspand | 01-07-2022 | Onroerend goed | | BTW-aangifte Q3 | 01-10-2023 | Normaal | | Huurcontract kantoor | 01-01-2020 | Onroerend goed | | Loonstroken 2023 | 31-12-2023 | Normaal |

Opdracht

Maak een Excel-overzicht dat per document automatisch berekent tot wanneer het bewaard moet worden. Voeg een kolom toe die aangeeft of het document ná vandaag nog bewaard moet worden (ja/nee).

Sleutelformule

=IF(D2="Onroerend goed", DATE(YEAR(C2)+10,12,31), DATE(YEAR(C2)+7,12,31))

En voor de statusindicator:

=IF(E2>=TODAY(), "Bewaren", "Mag weg")

Missie

STORY: Van Ginkel Solutions BV krijgt een brief van de Belastingdienst: er wordt een boekenonderzoek aangekondigd over de jaren 2021–2024. André van Ginkel vraagt jou als administrateur om te controleren of de bewaarplicht is nagekomen en of de administratie deugdelijk is.

Stap 1 — Inventariseer de beschikbare documenten

Maak een Excel-overzicht van alle documenten die aanwezig zijn voor de jaren 2021–2024. Gebruik kolommen voor: documenttype, jaar, aanwezig (ja/nee) en uiterste bewaardatum.

Stap 2 — Controleer de bewaarplicht

Bereken per document of het nog bewaard moet worden. Gebruik de formule uit de les. Markeer documenten waarvan de bewaartermijn al verstreken is grijs, en documenten die nog bewaard moeten worden groen.

Stap 3 — Beoordeel de deugdelijkheid

De volgende feiten zijn bekend:

• Alle bankafschriften 2021–2024 zijn aanwezig
• Kassabonnen van 2021 zijn weggegooid
• Twee inkoopfacturen van 2022 ontbreken
• De privéaankopen van André zijn geboekt als zakelijke kosten (€4.200 in 2023)

Beschrijf per feit of dit een risico vormt en wat het mogelijke gevolg is bij het boekenonderzoek.

Stap 4 — Adviseer

Schrijf in drie zinnen een advies aan André: wat moet hij direct regelen vóór het boekenonderzoek begint, en wat kan de Belastingdienst corrigeren als hij niets doet?