Excel voor het aangifteoverzicht

Concepts

Aangiftedata overzichtelijk maken met PivotTables

Van Ginkel Solutions BV doet maandelijks loonaangifte. Na elk tijdvak heeft Karin een overzicht nodig: hoeveel loonheffing is ingehouden, hoeveel premies zijn afgedragen en hoe verhoudt dit zich tot de vorige maand? Met een **PivotTable** maakt ze in enkele klikken een interactief samenvattingsoverzicht.

Een PivotTable groepeert, telt en sommeert gegevens uit een bronlijst zonder dat je formules hoeft te schrijven. Je sleept velden naar rijen, kolommen of waarden.

PivotTable | Overzicht
- Samenvatting van grote datasets
- Groeperen op tijdvak, medewerker of categorie
- Geen formules — sleep-en-neerzetinterface
---
PivotChart | Visualisatie
- Grafiek die automatisch meebeweegt
- Lijndiagram voor trends over tijdvakken
- Koppelt direct aan de PivotTable
---
Tijdvak | Begrip
- Maand, kwartaal of week
- Basis voor loonaangifte
- Verplichte kolom in aangiftedata

Aangiftegegevens als bronlijst opzetten

Voordat je een PivotTable kunt maken, heb je een goede bronlijst nodig. Maak een tabblad **Aangiftedata** met alle maandaangiften per medewerker per tijdvak:

Tabel: Aangifte (naam van de Excel-Tabel)

Kolommen:
A: Tijdvak       (bijv. 2026-01, 2026-02, ...)
B: MedewerkerID
C: Naam
D: BrutoloonMnd
E: Grondslag
F: LoonheffingIngehouden
G: PremieAWf
H: PremieAof
I: PremieWhk
J: WerkgeverZvw
K: TotaalWerkgeverslasten
L: TotaalAfdracht   (=LoonheffingIngehouden + TotaalWerkgeverslasten)

Voorbeeldrijen (tijdvak 2026-01, 8 medewerkers):
2026-01 | VGS-001 | Fatima E.    | 3200 | 3072 | 630 | 84 | 186 | 25 | 208 | 503 | 1133
2026-01 | VGS-002 | Lars Bakker  | 3000 | 2880 | 580 | 79 | 175 | 23 | 195 | 472 | 1052
2026-01 | VGS-003 | Mia Chen     | 2400 | 2304 | 420 | 63 | 140 | 19 | 156 | 378 |  798
...
(herhaal voor tijdvakken 2026-02 t/m 2026-05)

> EXAMTIP: Bij loonaangifte geef je per werknemer per tijdvak de gegevens op. Het tijdvak is de periode waarover de aangifte gaat — bij maandaangifte is dit de kalendermaand. De aangiftegegevens per werknemer optellen geeft de totale afdracht die je aan de Belastingdienst afdraagt.

PivotTable aanmaken

Met de bronlijst klaar ga je de PivotTable bouwen:

1. Klik ergens in de tabel **Aangifte**
2. Ga naar **Invoegen > PivotTable**
3. Kies **Nieuw werkblad** en klik op OK
4. Hernoem het tabblad naar **PivotOverzicht**

In het PivotTable-veldenpaneel:

• Sleep **Tijdvak** naar **Rijen**
• Sleep **LoonheffingIngehouden** naar **Waarden** (instelling: Som)
• Sleep **TotaalWerkgeverslasten** naar **Waarden** (instelling: Som)
• Sleep **TotaalAfdracht** naar **Waarden** (instelling: Som)

Resultaat PivotTable:

Tijdvak     | Som van LhIngehouden | Som van WerkgLasten | Som van TotaalAfdracht
2026-01     | 4.210                | 3.298               | 7.508
2026-02     | 4.210                | 3.298               | 7.508
2026-03     | 4.210                | 3.298               | 7.508
2026-04     | 4.210                | 3.298               | 7.508
2026-05     | 4.210                | 3.298               | 7.508
Eindtotaal  | 21.050               | 16.490              | 37.540

PivotTable uitbreiden: per medewerker

Voeg **Naam** toe aan **Rijen** (onder Tijdvak) voor een gedetailleerd overzicht per tijdvak per medewerker. Gebruik de **+/-** uitklapknoppen om tijdvakken in en uit te klappen.

Extra analyse:
- Sleep Naam ook naar Kolomlabels voor een kruistabel (medewerkers naast elkaar)
- Voeg een Slicer toe op Tijdvak voor interactief filteren:
  PivotTable-analyse > Slicer invoegen > Tijdvak

> EXAMTIP: Slicers maken een PivotTable interactief. Door op een tijdvak te klikken filtert de tabel automatisch. Dit is handig voor de accountant of de Belastingdienst als ze vragen om een overzicht van een specifieke periode.

PivotChart: loonheffingen per tijdvak visualiseren

Een PivotChart is een grafiek die direct gekoppeld is aan de PivotTable:

1. Klik in de PivotTable
2. Ga naar **PivotTable-analyse > PivotChart**
3. Kies **Lijndiagram** (goed voor trends over tijd)
4. Hernoem de grafiek: **Loonheffingen per tijdvak — VGS 2026**

Grafiekinstellingen:
- X-as: Tijdvak (automatisch vanuit PivotTable)
- Y-as: Bedrag in euro
- Reeksen: Loonheffing ingehouden, Werkgeverslasten, Totaal afdracht

Tips voor duidelijkheid:
- Voeg gegevenslabels toe (rechtermuisklik > Gegevenslabels toevoegen)
- Voeg een trendlijn toe als lonen door het jaar heen stijgen
- Gebruik de kleurenset die past bij het VGS-huisstijl

Afwijkingen signaleren

Met een extra berekening kun je maanden signaleren waarbij de afdracht afwijkt van het gemiddelde:

Op tabblad PivotOverzicht, naast de PivotTable:

Gemiddelde afdracht per tijdvak:
=GEMIDDELDE(C4:C8)   → bereik afhankelijk van PivotTable-locatie

Maximale afdracht:
=MAX(C4:C8)

Verschil ten opzichte van gemiddelde (per rij):
=C4-$C$10   → $C$10 = cel met gemiddelde (absoluut)

Signaal:
=ALS(ABS(C4-$C$10)>200;"Controleer dit tijdvak";"OK")

---

Missie

STORY: VGS heeft de eerste vijf maanden van 2026 goed doorlopen. Nu wil Karin een volledig aangifteoverzicht voor de periode januari t/m mei. Ze heeft alle maandelijkse loonberekeningen bij elkaar. Jij helpt haar de PivotTable bouwen en een grafiek maken voor het directie-overleg.

Stap 1 — Aangiftedata invullen

Maak een tabblad **Aangiftedata** en voer per medewerker per tijdvak de gegevens in.

Gebruik de loongegevens uit de personeelslijst (hoofdstuk ch01f).
Vul in voor tijdvakken 2026-01 t/m 2026-05 (= 8 medewerkers × 5 tijdvakken = 40 rijen).

Indicatieve afdracht per medewerker per maand:
- VGS-001 Fatima:   Loonheffing €630, Werkgeverslasten €503, Totaal €1.133
- VGS-002 Lars:     Loonheffing €580, Werkgeverslasten €472, Totaal €1.052
- VGS-003 Mia:      Loonheffing €420, Werkgeverslasten €378, Totaal  €798
- VGS-004 Daan:     Loonheffing €350, Werkgeverslasten €330, Totaal  €680
- VGS-005 Selin:    Loonheffing €490, Werkgeverslasten €425, Totaal  €915
- VGS-006 Joris:    Loonheffing €410, Werkgeverslasten €323, Totaal  €733
- VGS-007 Roos:     Loonheffing €820, Werkgeverslasten €568, Totaal €1.388
- VGS-008 Omar:     Loonheffing €470, Werkgeverslasten €410, Totaal  €880

Maak er een Excel-Tabel van (Ctrl+T), naam: Aangifte.

Stap 2 — PivotTable bouwen

Klik in de tabel **Aangifte** en ga naar Invoegen > PivotTable > Nieuw werkblad.

Configureer de PivotTable:
- Rijen: Tijdvak
- Waarden: Som van LoonheffingIngehouden
           Som van TotaalWerkgeverslasten
           Som van TotaalAfdracht

Voeg ook een Slicer toe op Tijdvak (PivotTable-analyse > Slicer invoegen).
Zorg dat de PivotTable er als volgt uitziet:

Tijdvak  | Loonheffing | Werkgeverslasten | Totaal afdracht
2026-01  | [som]       | [som]            | [som]
2026-02  | [som]       | [som]            | [som]
...
Totaal   | [eindtotaal]| [eindtotaal]     | [eindtotaal]

Stap 3 — PivotChart aanmaken

Klik in de PivotTable en ga naar PivotTable-analyse > PivotChart.

Kies: Lijndiagram met markeringen

Instellingen:
- Grafiekttitel: "Loonheffingen per tijdvak — VGS 2026"
- X-as: Tijdvak (2026-01 t/m 2026-05)
- Toon drie reeksen: Loonheffing, Werkgeverslasten, Totaal afdracht

Voeg gegevenslabels toe aan de reeks "Totaal afdracht".

Klik op de Slicer en selecteer tijdvak 2026-03.
Controleer dat zowel de PivotTable als de PivotChart automatisch filteren.

Sla op als VGS-aangifteoverzicht.xlsx.