Excel — Personeelsregister & Werving
Module 1 — Personeelsinstrumenten
Tabellen, XLOOKUP en FILTER voor HR-administratie
Concepts
Waarom Excel in personeelsbeheer?
Een goed bijgehouden personeelsregister is de basis van elke HR-afdeling. Bij Van Ginkel Solutions BV werkt Karin als HR-manager met een team van 8 medewerkers. Ze registreert naam, functie, contractvorm, salarisschaal en beoordelingsscore voor elke medewerker. Excel is hierbij het meest gebruikte hulpmiddel: het combineert eenvoudige dataopslag met krachtige zoek- en filterfuncties.
In dit hoofdstuk leer je hoe je een gestructureerd personeelsregister opbouwt met Excel-tabellen en hoe je met XLOOKUP, FILTER en SORTBY direct bruikbare HR-inzichten genereert.
Excel-tabellen als fundament
Een Excel-tabel (invoegen via `Invoegen → Tabel`) geeft je data structuur en maakt formules dynamisch. Zodra je een tabel aanmaakt, krijgt elke kolom een koptekst en worden formules automatisch doorgetrokken bij nieuwe rijen.
Tabel: Personeelsregister_VGS
| Naam | Functie | Contract | Schaal | Beoordeling |
|----------------|-----------------|------------|--------|-------------|
| Thijs Bakker | Accountmanager | Vast | 7 | 8.2 |
| Sara Jansen | Logistiek mw. | Tijdelijk | 5 | 7.5 |
| Marco de Vries | Directeur | Vast | 12 | 9.0 |
| Lena Smits | HR-manager | Vast | 9 | 8.7 |
| Kevin Hoorn | Accountmanager | Tijdelijk | 7 | 6.9 |
| Mia Brouwer | Logistiek mw. | Vast | 5 | 7.8 |
| Daan Peters | IT-coördinator | Vast | 8 | 8.4 |
| Sofie Visser | Accountmanager | Tijdelijk | 7 | 7.1 |Door de tabel de naam `Personeelsregister_VGS` te geven, kun je er in formules direct naar verwijzen met `Personeelsregister_VGS[Naam]` in plaats van een cellenbereik zoals `A2:A9`.
XLOOKUP: functieschalen opzoeken
Salarisschalen liggen vast in een aparte tabel. XLOOKUP vervangt VLOOKUP en is flexibeler: je zoekt op elke kolom en kunt een nette foutmelding instellen.
Tabel: Salarisschalen
| Schaal | Min (bruto/mnd) | Max (bruto/mnd) |
|--------|-----------------|-----------------|
| 5 | € 2.100 | € 2.600 |
| 7 | € 2.800 | € 3.400 |
| 8 | € 3.200 | € 3.900 |
| 9 | € 3.700 | € 4.500 |
| 12 | € 5.200 | € 6.800 |
Formule: minimum salaris opzoeken voor medewerker in rij 2
=XLOOKUP(D2; Salarisschalen[Schaal]; Salarisschalen[Min (bruto/mnd)]; "Schaal onbekend")XLOOKUP werkt ook omgekeerd (van rechts naar links) en geeft een volledige rij terug als je het derde argument uitbreidt met meerdere kolommen.
> EXAMTIP: XLOOKUP heeft drie verplichte argumenten: zoekwaarde, zoekmatrix, retourmatrix. Een vierde argument is de foutwaarde (bijv. "Niet gevonden"). Dit is handiger dan VLOOKUP waarbij je bij een fout een aparte IFERROR nodig hebt.
FILTER: kandidaten filteren op criteria
Tijdens een wervingsprocedure verzamelt Karin gegevens van sollicitanten. Met FILTER kun je dynamisch een subset van rijen tonen die aan meerdere criteria voldoen.
Tabel: Sollicitanten
| Naam | Functie | Opleiding | Ervaring(j) | Beschikbaar |
|-----------------|----------------|-----------|-------------|-------------|
| Rob Koster | Accountmanager | HBO | 3 | Ja |
| Inge Mulder | Logistiek mw. | MBO | 1 | Nee |
| Tim Kuijpers | Accountmanager | HBO | 5 | Ja |
| Anna Dekker | IT-coördinator | WO | 2 | Ja |
| Piet de Groot | Accountmanager | MBO | 4 | Ja |
Formule: toon alle HBO-opgeleide accountmanagers die beschikbaar zijn
=FILTER(Sollicitanten;
(Sollicitanten[Functie]="Accountmanager") *
(Sollicitanten[Opleiding]="HBO") *
(Sollicitanten[Beschikbaar]="Ja");
"Geen kandidaten gevonden")De `*` tussen haakjes werkt als EN-operator. Een `+` werkt als OF. FILTER geeft een dynamisch bereik terug dat automatisch groeit of krimpt.
SORTBY: beoordelingen rangschikken
Na de jaargesprekken wil Karin de medewerkers rangschikken op beoordelingsscore om te bepalen wie in aanmerking komt voor loonsverhoging.
Formule: sorteer personeelsregister op beoordeling (hoog naar laag)
=SORTBY(
Personeelsregister_VGS[[Naam]:[Beoordeling]];
Personeelsregister_VGS[Beoordeling];
-1
)
Resultaat:
| Naam | Functie | Contract | Schaal | Beoordeling |
|----------------|-----------------|-----------|--------|-------------|
| Marco de Vries | Directeur | Vast | 12 | 9.0 |
| Lena Smits | HR-manager | Vast | 9 | 8.7 |
| Daan Peters | IT-coördinator | Vast | 8 | 8.4 |
| Thijs Bakker | Accountmanager | Vast | 7 | 8.2 |
| Mia Brouwer | Logistiek mw. | Vast | 5 | 7.8 |
| Sara Jansen | Logistiek mw. | Tijdelijk | 5 | 7.5 |
| Sofie Visser | Accountmanager | Tijdelijk | 7 | 7.1 |
| Kevin Hoorn | Accountmanager | Tijdelijk | 7 | 6.9 |Het argument `-1` sorteert aflopend (hoogste waarde bovenaan). Gebruik `1` voor oplopend.
XLOOKUP | opzoeken
Zoekt een waarde in een kolom en geeft een waarde uit een andere kolom terug
Vervangt VLOOKUP en HLOOKUP
Geeft nette foutwaarde terug als niet gevonden
---
FILTER | filteren
Filtert een tabel op één of meerdere criteria
Dynamisch: past automatisch aan bij nieuwe data
Gebruik * voor EN, + voor OF
---
SORTBY | sorteren
Sorteert een bereik op basis van een andere kolom
-1 = aflopend, 1 = oplopend
Kan op meerdere kolommen tegelijk sorteren> EXAMTIP: FILTER, SORTBY en XLOOKUP zijn zogeheten "dynamische matrix-functies" (beschikbaar in Excel 365 en Excel 2021). Ze spilten hun resultaat automatisch over meerdere cellen — dit heet "spill". Zorg dat de cellen eronder leeg zijn, anders geeft Excel een #SPILL! fout.
Missie
STORY: Karin heeft een stapel papieren personeelsdossiers laten digitaliseren. De data staat nu in een ruw Excel-bestand, maar er is geen structuur. Jij gaat het personeelsregister van Van Ginkel Solutions BV professionaliseren: een nette tabel aanmaken, salarisschalen koppelen met XLOOKUP en een wervingsfilter bouwen voor de openstaande accountmanagersvacature.
Stap 1 — Personeelsregister als tabel opzetten
Selecteer de personeelsdata (inclusief kopteksten) en zet deze om naar een officiële Excel-tabel via het lint.
Stappen:
1. Selecteer cel A1 t/m E9 (koptekst + 8 medewerkers)
2. Lint → Invoegen → Tabel → vink "Mijn tabel heeft kopteksten" aan
3. Klik rechts op de tabel → Tabelnaam wijzigen → typ: Personeelsregister_VGS
4. Voeg kolom F toe met de koptekst "Min Salaris"
5. Typ in F2 de formule:
=XLOOKUP([@Schaal]; Salarisschalen[Schaal]; Salarisschalen[Min (bruto/mnd)]; "Onbekend")
6. Excel vult de formule automatisch door voor alle rijenStap 2 — Beoordelingen sorteren voor functioneringsgesprekken
Karin wil weten wie de beste beoordelingen heeft voor de jaarlijkse salarisronde. Maak een apart werkblad "Ranglijst" aan.
Stappen:
1. Maak een nieuw werkblad aan (tab onderaan) met de naam "Ranglijst"
2. Klik op cel A1 in dit werkblad
3. Typ de formule:
=SORTBY(
Personeelsregister_VGS[[Naam]:[Beoordeling]];
Personeelsregister_VGS[Beoordeling];
-1
)
4. De ranglijst verschijnt automatisch met de hoogste beoordeling bovenaan
5. Voeg boven de tabel een koptekst toe: "Beoordelingsranglijst — Van Ginkel Solutions BV"Stap 3 — Wervingsfilter voor accountmanagersvacature
Er is een vacature voor een vaste accountmanager. Karin wil een shortlist van kandidaten met HBO-opleiding en minimaal 3 jaar ervaring. Maak een werkblad "Werving" aan.
Stappen:
1. Kopieer de sollicitantentabel naar werkblad "Werving"
2. Klik op een lege cel onder de tabel (bijv. A10)
3. Typ de shortlist-formule:
=FILTER(
Sollicitanten;
(Sollicitanten[Functie]="Accountmanager") *
(Sollicitanten[Opleiding]="HBO") *
(Sollicitanten[Ervaring(j)]>=3) *
(Sollicitanten[Beschikbaar]="Ja");
"Geen geschikte kandidaten gevonden"
)
4. Voeg een label toe boven de uitvoer: "Shortlist accountmanagersvacature"
5. Controleer of Rob Koster en Tim Kuijpers in de shortlist staan