Excel — Balansanalyse & Loonkostenregistratie
Module 4 — Financiële Administratie
Grafieken voor balans/W&V, loonkosten in Excel bijhouden en PivotChart kosten vs. opbrengsten
Concepts
Excel als financieel analyse-instrument
De balans en de winst-en-verliesrekening (W&V) zijn de twee kernrapporten van de financiële administratie. Bij Van Ginkel Solutions BV stelt Daan Peters (IT-coördinator/controller) elk kwartaal een financieel overzicht op. Met Excel visualiseer je deze rapporten met grafieken en houd je loonkosten per journaalpost bij in een overzichtelijke tabel.
In dit hoofdstuk leer je hoe je een balans en W&V in Excel opbouwt, hoe je loonkostenjournaalposten registreert en hoe je met een PivotChart kosten versus opbrengsten vergelijkt.
Balansopstelling in Excel
Een balans bestaat uit twee zijden die altijd in evenwicht zijn: Activa (bezittingen + vorderingen) en Passiva (eigen vermogen + schulden).
Balans Van Ginkel Solutions BV — 31 december 2025
ACTIVA PASSIVA
Vaste activa: Eigen vermogen:
Inventaris € 45.000 Aandelenkapitaal € 50.000
Vervoermiddelen € 28.000 Reserves € 18.500
Totaal vaste act. € 73.000 Onverdeeld resultaat€ 9.200
Totaal EV € 77.700
Vlottende activa:
Voorraad € 32.000 Langlopende schulden:
Debiteuren € 18.500 Banklening € 25.000
Liquide middelen € 15.200
Totaal vlottende € 65.700 Kortlopende schulden:
Crediteuren € 22.000
Belastingen € 14.000
Totaal kortl. € 36.000
TOTAAL ACTIVA €138.700 TOTAAL PASSIVA €138.700
Controleregel (cel): =TOTAAL_ACTIVA-TOTAAL_PASSIVA → moet 0 zijnIn Excel kun je met een formule automatisch controleren of de balans klopt:
Balansccontrole-formule:
Cel B20 (Totaal Activa): =SOM(B5:B14) [alle activaposten]
Cel D20 (Totaal Passiva): =SOM(D5:D17) [alle passivaposten]
Cel F20 (Verschil): =B20-D20 → moet 0 zijn
Voorwaardelijke opmaak op F20:
- Groen als F20=0 ("Balans klopt")
- Rood als F20<>0 ("FOUT: controleer posten")> EXAMTIP: De balansidentiteit (Activa = Passiva) is altijd waar. Als de balans niet klopt, is er een invoerfout of een ontbrekende post. Bij de W&V geldt: Omzet - Kosten = Resultaat. Een positief resultaat verhoogt het eigen vermogen op de balans.
Winst-en-verliesrekening en grafieken
De W&V toont de omzet en kosten over een periode. Met een grafiek maak je de verhouding direct inzichtelijk.
W&V Van Ginkel Solutions BV — Jaar 2025
Omzet:
Netto-omzet hardware € 380.000
Netto-omzet services € 95.000
Totaal omzet € 475.000
Kosten:
Inkoopwaarde omzet € 245.000
Personeelskosten (loon+SV) € 98.000
Huisvestingskosten € 18.000
Verkoopkosten € 22.000
Algemene kosten € 14.500
Afschrijvingen € 8.300
Totaal kosten € 405.800
Bedrijfsresultaat (EBIT) € 69.200
Rentelasten € 2.500
Resultaat voor belasting € 66.700
Vennootschapsbelasting (25,8%)€ 17.209
NETTO RESULTAAT € 49.491
Grafiek Kosten vs. Omzet — Gestapeld staafdiagram:
Balk 1: Omzet (één blok, € 475.000)
Balk 2: Kosten (gestapeld per kostensoort)Stappen voor een gestapelde staafgrafiek:
1. Selecteer de kostensoorten (A-kolom) en bedragen (B-kolom)
2. Invoegen → Grafieken → Staafgrafiek → 100% gestapeld
3. Voeg een aparte balk toe voor de omzet (aparte dataserie)
4. Grafiektitel: "Kosten vs. Omzet — VGS 2025"
5. Voeg gegevenslabels toe: percentages zichtbaar per kostenblokLoonkostenjournaalposten bijhouden in Excel
Een journaalpost registreert elke boeking in de administratie. Loonkosten bestaan uit meerdere componenten: brutoloon, werkgeverslasten en de netto-uitbetaling.
Loonkostenjournaalposten — Oktober 2025 (vereenvoudigd)
Datum | Omschrijving | Debet (€) | Credit (€) | Rekening
------------|-------------------------------|------------|------------|----------
31-10-2025 | Brutoloon medewerkers | 8.150 | | 4400 Lonen
31-10-2025 | Werkgevers-SV premies | 1.630 | | 4420 Soc. lasten
31-10-2025 | Te betalen nettolonen | | 6.420 | 2100 Crediteuren
31-10-2025 | Te betalen loonheffing | | 2.145 | 2130 Loonheffing
31-10-2025 | Te betalen SV werkgever | | 1.215 | 2140 Pensioenpremie
Controleregel: SOM(Debet) = SOM(Credit)
Formule: =SOM(C2:C6)=SOM(D2:D6) → WAAR als correct
Loonkosten per maand (samenvatting):
| Maand | Brutoloon | Werkgevers-SV | Totale loonlast |
|-----------|------------|---------------|-----------------|
| Oktober | € 8.150 | € 1.630 | € 9.780 |
| November | € 8.150 | € 1.630 | € 9.780 |
| December | € 9.800 | € 1.960 | € 11.760 | ← 13e maandPivotChart: kosten versus opbrengsten visualiseren
Een PivotChart op basis van de W&V-data maakt het kosten/opbrengsten-patroon over meerdere perioden visueel vergelijkbaar.
PivotTable voor kwartaalvergelijking (meerdere kwartalen):
Rijen: Kostensoort (en Omzet als aparte categorie)
Kolommen: Kwartaal (Q1, Q2, Q3, Q4)
Waarden: Som Bedrag
PivotChart (Gegroepeerde staaf) laat zien:
- Welke kostensoort het grootste aandeel heeft per kwartaal
- Of personeelskosten stijgen na uitbreiding
- Of de brutomargineverhouding omzet/inkoopwaarde stabiel blijft
Slicer toevoegen voor "Kostensoort":
→ klik op één soort om dat kwartaalsgewijs te vergelijkenBalanscontrole | altijd 0
Activa = Passiva is de balansidentiteit
Gebruik =TOTAAL_ACTIVA - TOTAAL_PASSIVA als controle
Voorwaardelijke opmaak: groen bij 0, rood bij afwijking
---
Loonkostenjournaal | debet=credit
Elke boeking heeft een debet- en credit-zijde
Brutoloon en SV op debet, nettoloon en afdrachten op credit
Controleer altijd: SOM(Debet) = SOM(Credit)
---
PivotChart | kosten/opbrengsten
Koppel aan PivotTable van W&V-data
Gebruik Slicer voor interactief kostentype-filter
Vergelijk kwartalen naast elkaar in gegroepeerde staaf> EXAMTIP: Personeelskosten in de W&V zijn breder dan alleen het nettoloon. De totale loonlast voor de werkgever bestaat uit: brutoloon + werkgeverspremies sociale verzekeringen (WW, WIA, ZW) + pensioenopbouw werkgeversdeel. Dit bedrag kan 125-140% van het brutoloon zijn.
Missie
STORY: Het kwartaalrapport van Van Ginkel Solutions BV moet klaar voor de aandeelhoudersvergadering van 1 juli 2026. Marco heeft Daan Peters gevraagd een financieel overzicht in Excel te maken: een visuele balans, de loonkostenjournaalposten van Q2 2026 en een PivotChart die de kosten versus opbrengsten per kwartaal vergelijkt. Jij helpt Daan met het bouwen van het werkbook.
Stap 1 — Balansopstelling visualiseren
Maak de balans aan in Excel en voeg een grafiek toe die activa versus passiva vergelijkt.
Stappen:
1. Maak werkblad "Balans" aan
2. Voer de balans in met twee kolommen: Activa (B) en Passiva (D)
3. Bereken subtotalen met SOM-formules:
Totaal vaste activa: =SOM(B3:B5)
Totaal vlottende act.: =SOM(B8:B11)
Totaal Activa: =B6+B12
Totaal Eigen Vermogen: =SOM(D3:D6)
Totaal langlopend: =SOM(D9:D10)
Totaal kortlopend: =SOM(D13:D15)
Totaal Passiva: =D7+D11+D16
4. Balansverschil-cel:
=B14-D17 → opmaak: groen als 0, rood als <>0
5. Cirkeldiagram Activa-samenstelling:
- Selecteer categorieen + bedragen (alleen activakant)
- Invoegen → Grafieken → Cirkel → 2D cirkel
- Voeg procentlabels toeStap 2 — Loonkostenjournaalposten Q2 2026
Registreer alle loonkostenjournaalposten voor april, mei en juni 2026.
Stappen:
1. Maak werkblad "Journaalposten" aan
2. Kolommen: Datum | Rekening-nr | Omschrijving | Debet | Credit
3. Voer de maandelijkse loonboekingen in (3 maanden × 5 regels = 15 regels)
4. Voeg onderaan een controlerij toe:
Totaal Debet: =SOM(D2:D16)
Totaal Credit: =SOM(E2:E16)
Verschil: =D17-E17 → moet 0 zijn
5. Voorwaardelijke opmaak op "Verschil"-cel:
Groen: ="0" → journaalpost klopt
Rood: ="<>0" → fout gedetecteerd
6. Voeg een samenvattingstabel toe per maand:
| Maand | Brutoloon | Werkgevers-SV | Totale loonlast |
met SOM.ALS-formules gefilterd op maandStap 3 — PivotChart kosten vs. opbrengsten per kwartaal
Bouw de kwartaalvergelijking en visualiseer die met een PivotChart.
Stappen:
1. Maak werkblad "WV_Data" aan met kolommen:
Kwartaal | Categorie | Soort | Bedrag
(vul in: Q1 en Q2 2026 met alle posten)
2. PivotTable aanmaken:
- Rijen: Categorie (Omzet / Inkoopwaarde / Personeelskosten / etc.)
- Kolommen: Kwartaal
- Waarden: Som Bedrag
3. PivotChart:
- Type: Gegroepeerde staaf
- Dataseries: Kwartalen naast elkaar per categorie
- Voeg Slicer toe voor "Soort" (Omzet / Kosten)
4. Voeg een berekende marge-rij toe onder de PivotTable:
=Q2_Omzet - Q2_TotaleKosten
Formule: =GETPIVOTDATA("Som van Bedrag";PivotTabel;"Categorie";"Totaal omzet";"Kwartaal";"Q2")
-GETPIVOTDATA("Som van Bedrag";PivotTabel;"Categorie";"Totaal kosten";"Kwartaal";"Q2")
5. Sla op als: Kwartaalrapport_VGS_Q2_2026.xlsx