Excel — HR-Adviesrapport en Communicatiedashboard

Concepts

Excel als adviesinstrument voor de HR-professional

Als HR-adviseur (Ulrich: strategisch partner, veranderexpert, medewerkeradvocaat) heb je data nodig om advies te onderbouwen. Excel brengt personeelsdata samen in een professioneel rapport dat je deelt met directie en OR.

Dashboard voor directie | samenvatten
Één pagina: KPI's, grafieken, trendlijnen
Slicers voor interactieve filtering per afdeling of periode
Automatisch bijgewerkt zodra brondata verandert
---
Gegevensvalidatie voor invoer | foutvrij
Dropdown-lijsten voorkomen typfouten bij personeelsmutaties
Voorwaardelijke opmaak signaleert afwijkingen (rood = aandacht)
Bescherm cellen met formules tegen onbedoelde wijzigingen
---
Adviesrapport exporteren | professioneel
Sla het dashboard op als PDF voor directiepresentatie
Gebruik printgebied instellen voor nette afdruk
Kopieer grafieken naar PowerPoint voor vergaderingen

Personeels-KPI's berekenen

Van Ginkel Solutions BV — HR KPI Dashboard 2025

Personeelsbezetting:
Formatie (FTE gewenst):     10,0
Bezetting (FTE actueel):     8,5
Bezettingsgraad:            =B3/B2*100  → 85%

Verloop:
Vertrokken medewerkers Q1:   1
Gemiddeld personeelsbestand: 8,75
Verloopcijfer:              =B6/B7*100  → 11,4%

Verzuim:
Verzuimdagen Q1:            12
Werkbare dagen Q1:          195
Verzuimpercentage:          =B10/B11*100 → 6,2%

Communicatieplan als Excel-tracker

HR-communicatieplan Van Ginkel Solutions BV 2025:

| Nr | Boodschap             | Doel     | Kanaal   | Datum     | Status    |
| 1  | Nieuwe WKR-regels     | Informer | E-mail   | 15-01     | Verstuurd |
| 2  | Functioneringsgesprek | Motiveer | 1-op-1   | Feb/Mrt   | Gepland   |
| 3  | OR-vergadering Q1     | Raadplge | Vergader | 20-03     | Gereed    |
| 4  | Salarisverhogingen    | Inform   | Brief    | 01-04     | Concept   |

Slicer op "Status": filter direct op "Concept" om openstaande communicatie te zien.

Grafieken voor adviesrapportage

Aanbevolen grafieken in een HR-adviesrapport:

1. Staafdiagram: personeelsverdeling per afdeling
   → Direct zichtbaar: welke afdeling is onderbezet?

2. Lijndiagram: verloop en verzuim per kwartaal
   → Trend zichtbaar: stijgt verzuim na reorganisatie?

3. Watervaldiagram (of gestapelde balk): in- en uitstroom
   → Netto-formatie verandering visueel

4. Radardiagram: competentiescores per medewerker
   → 360-graden beoordeling visualiseren

> EXAMTIP: In het PDL-adviesmodel (Ulrich) is de HR-professional zowel strategisch partner als medewerkeradvocaat. Excel-dashboards ondersteunen de strategische rol: data-gedreven advies aan directie. Voor het examen is het belangrijk om te weten welke rol bij welke activiteit hoort.

Professioneel dashboard afronden

Aandachtspunten bij oplevering:

1. Vergrendel formule-cellen: Controleren → Blad beveiligen
   (voorkomt dat gebruikers per ongeluk formules verwijderen)

2. Stel een printgebied in: Pagina-indeling → Printgebied
   (alleen het dashboard wordt afgedrukt, niet de brondata)

3. Voeg een titelpagina toe met datum en versienummer
   Gebruik: =VANDAAG() voor automatische datum

4. Naamgeving werkbladen: "Dashboard", "Brondata", "Tarieven"
   (heldere structuur voor collega's)

Missie

STORY: Karin wil voor de directie van Van Ginkel Solutions BV een kwartaalrapportage presenteren. Ze vraagt je om een professioneel Excel-dashboard te maken met de belangrijkste HR-KPIs.

Stap 1 — KPI-berekeningen

Stel de volgende gegevens in op een werkblad "Brondata":

Q1 2025:
- Formatie: 10 FTE
- Bezetting begin Q1: 9 FTE, eind Q1: 8 FTE
- Gemiddeld: 8,5 FTE
- Verzuimdagen: 14
- Werkbare dagen: 195
- Vertrokken medewerkers: 1
- Aangenomen medewerkers: 0

Bereken: bezettingsgraad, verzuimpercentage, verloopcijfer.

Stap 2 — Dashboard bouwen

Maak een werkblad "Dashboard" met:

• KPI-cellen (bezettingsgraad, verzuim, verloop) met opvallende opmaak
• Een staafdiagram: personeelsbezetting per afdeling (verdeel 8,5 FTE over 3 afdelingen)
• Voorwaardelijke opmaak: rood als verzuim > 5%, groen als < 3%

Stap 3 — PDF-export

Stel het printgebied in op alleen het dashboard-werkblad. Vergrendel alle formule-cellen. Exporteer als PDF. Controleer of de weergave er professioneel uitziet.